Эксперты Роструда разъяснили, можно ли включить в должностную инструкцию секретаря трудовые функции сотрудника отдела кадров или курьера без каких-либо доплат.
Ведомство напоминает, что поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей) (ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ). При этом поручать дополнительную работу возможно только при наличии письменного согласия самого работника.
В связи с этим, по мнению Роструда, предусматривать в должностной инструкции секретаря работу сотрудника отдела кадров или курьера неправомерно.
Поручить секретарю работу сотрудника отдела кадров или курьера работодатель будет вправе следующими способами:
- в виде совмещения за дополнительную плату путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору (такая работа будет выполняться в течение установленной ей продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором);
- путем заключения трудового договора о работе по совместительству (такая работа будет выполняться в свободное от основной работы время).
Такие разъяснения привел Роструд на своем сайте, отвечая на вопросы граждан.
Должностная инструкция специалиста по кадрам
Должностную инструкцию специалиста по кадровому делопроизводству составляют в свободной форме. В документе указывают требования к сотруднику отдела кадров, что он должен знать и уметь, какие у него есть права и обязанности.
Должностная инструкция помогает руководителю защитить свои интересы. Например, избежать административной ответственности за нарушения, допущенные специалистом по кадрам.
1. Общие положения
1.1. Специалист по кадрам относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы специалистом по кадрам требуется высшее профессиональное образование или дополнительное образование в области поиска и подбора персонала.
1.3. Специалист по кадрам должен знать:
- основы трудового, гражданского и архивного законодательства РФ, нормативные правовые акты о том, как вести документацию по персоналу, и методические материалы по управлению персоналом;
- технологии и методики поиска, привлечения, подбора и отбора персонала;
- общие тенденции на рынке труда и в отрасли, конкретной профессии, должности, специальности;
- технологии и методы определения квалификации сотрудников и анализа их профессионального роста;
- порядок проведения аттестации и квалификационных испытаний;
- порядок назначения на должность, повышения, увольнения;
- порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
- порядок формирования и ведения банка данных персонала;
- порядок составления отчетности по кадрам;
- основы психологии и социологии труда;
- основы экономики, организации труда и управления;
- методы адаптации и стажировок, порядок разработки планов адаптации персонала на новых рабочих местах, подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала и организации стажировок;
- методы и инструменты исследования потребности в обучении персонала, методологию обучения;
- методы и инструменты формирования и развития корпоративной культуры;
- методы обработки информации с использованием средств коммуникации и связи, компьютеров;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности.
1.4. Специалист по кадрам должен уметь:
- оформлять документы в соответствии с требованиями трудового законодательства РФ и локальными нормативными актами компании;
- вести учет и регистрацию документов по персоналу, организовывать хранение документов;
- выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять подлинность документов;
- формировать требования к вакантной должности, профессии, специальности и определять критерии поиска, привлечения, подбора и отбора персонала;
- консультировать генерального директора по вопросам привлечения персонала;
- определять и применять параметры и критерии аттестации и оценки персонала;
- анализировать и определять потребность персонала в обучении;
- разрабатывать планы подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров, учебные планы и программы, организовывать обучающие мероприятия;
- разрабатывать проекты и планы программ формирования и развития корпоративной культуры;
- пользоваться поисковыми системами и информационными ресурсами для мониторинга рынка труда, трудового законодательства РФ, а также поисковыми ресурсами в области обеспечения персоналом, оценки персонала;
- пользоваться компьютерными программами для работы с базами данных по ведению учета, движению персонала.
2. Трудовые функции
2.1. Основные задачи и направления деятельности специалиста по кадрам:
- поиск, наем и увольнение людей требуемых профессий, специальностей и квалификаций;
- оформление документации по кадрам.
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по кадрам обязан:
- искать и нанимать сотрудников требуемых профессий, специальностей и квалификаций;
- вести кадровое делопроизводство и отчетность;
- контролировать оформление приема, перевода и увольнения сотрудников;
- разрабатывать положения и документы по работе с персоналом;
- разрабатывать систему подбора, мотивации и развития персонала;
- информировать работников об имеющихся вакансиях;
- оформлять сотрудников и помогать им в адаптации на рабочем месте;
- участвовать в организации аттестации и обучения персонала;
- участвовать в формировании и развитии корпоративной культуры;
- анализировать тенденции на рынке труда: зарплатные предложения, методы подбора и оценки персонала.
4. Права
4.1. Специалист по кадрам имеет право:
- участвовать в обсуждении проектов и решений руководства, в совещаниях по их подготовке и выполнению;
- подписывать документы в пределах своей компетенции;
- по согласованию с генеральным директором привлекать других работников к решению поставленных перед ним задач;
- запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать и получать от работников необходимую по должности информацию и документы;
- предлагать генеральному директору методы совершенствования организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
- повышать профессиональную квалификацию на курсах и семинарах за счет работодателя;
- знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Специалист по кадрам знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у специалиста по кадрам.
5.3. Специалист по кадрам знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Белов Павел Николаевич
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 14 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
1.Общие положения
1. Отдел:
кадров.
1. Полное наименование должности:
секретарь отдела кадров.
2.Назначение и снятие с должности осуществляется Генеральным директором.
3.Исполнитель этой должности непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров. Дополнительные распоряжения секретарь отдела кадров может получать от заместителя начальника отдела кадров.
4.Исполнителя этой должности на период отсутствия замещает инспектор отдела кадров.
5.В своей деятельности работник руководствуется следующими правовыми актами и нормативными документами:
ГОСТ 6/30-97,
Устав ООО «Колпино» ,
Правила внутреннего трудового распорядка,
Приказы (указания) прямого руководства,
Положение об отделе кадров,
Другие нормативные документы кадровой службы.
1. Требования к квалификации:
Работа на данной должности требует от работника следующей квалификации:
Высшее, н/высшее образование (направление УДелопроизводствоФ или УПсихологияФ, УСоциологияФ)
Стаж работы по специальности не менее 1,5 лет.
1. Исполнитель этой должности должен знать:
Трудовое законодательство.
Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.
Кадровую политику и стратегию предприятия.
Основы кадрового делопроизводства.
Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.
Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.
Организацию табельного учета.
Методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности.
Основы социологии, психологии, педагогики и организации труда.
Основы экономики, организации производства и управления.
Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, оргтехники (MSOffice, Internet, электронная почта, факс, ксерокс).
Правила и нормы охраны труда.
Правила ведения телефонных переговоров.
Культуру труда и служебную этику.
1.Функции
На исполнителя этой должности возлагаются следующие функции:
Оперативная связь начальника отдела с руководством фирмы, начальниками групп отдела, менеджерами отдела, другими отделами фирмы.
Обеспечение эффективной работы сотрудников отдела.
Информационное обеспечение сотрудников отдела.
1.Должностные обязанности
Секретарь отдела кадров обязан:
1.Бесперебойно обеспечивать связь начальника и сотрудников отдела с другими подразделениями ООО «Колпино».
2.Своевременно доводить до сотрудников отдела служебную информацию: приказы, распоряжения, инструкции, положения, служебные записки и др.
3.Своевременно готовить документы для начальника отдела.
4.Вести протоколы совещаний отдела.
5.Организовывать кадровый документооборот, регистрировать входящую и исходящую документацию.
6.Осуществлять телефонную связь сотрудников отдела.
7.Готовить распоряжения о делегировании полномочий.
8.Составлять нормативные документы по распоряжению начальника или зам. начальника ОК.
9.Вести учет рабочего времени сотрудников отдела (табель, отпуска, больничные).
10.Готовить сводные отчеты по курящим сотрудникам фирмы.
11.Вести учет и предоставлять руководству информацию о курящих сотрудниках отдела.
12.Готовить документы для составления бюджета отдела.
13.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела визитными карточками.
14.Готовить списки дней рождения сотрудников фирмы.
15.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела канцтоварами и картриджами.
16.Составлять реестр проездных документов сотрудников отдела для последующего возмещения их стоимости.
17.Составлять заказы на подписку печатных изданий для отдела, контролировать их доставку и доведение до подписчиков.
18.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела товарно-материальными ценностями.
19.Участвовать в инвентаризации отдела.
20.Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме
21.Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивать их вклад в достижение целей Фирмы по результатам их работы независимо от личного отношения
22.Соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений
23.Оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности
24.Непрерывно повышать свой профессиональный уровень.
25.Соблюдать правила конфиденциальности при работе с личной информацией сотрудников Фирмы
IV. Права
Секретарь отдела кадров имеет право:
1.Знакомиться с проектами решений руководителя отдела и руководителя организации по направлению деятельности.
2.Присутствовать на совещаниях комитетов и рабочих групп, других собраниях сотрудников по направлению деятельности.
3.Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы.
4.Вносить на рассмотрение директора по персоналу и начальника отдел кадров предложения по улучшению деятельности отдела и Фирмы и совершенствованию методов работы; варианты устранения имеющихся в деятельности компании недостатков.
5.Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений по направлению деятельности.
6.Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей..
7.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
8.Требовать от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
9.Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.
1.Ответственность
Специалист (по отбору) несет ответственность за:
1.Нечеткое и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей — взыскание в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2.Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации
3.Причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.Нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение внутренних правил трудовой деятельности Ц в пределах, определенных внутренними нормативными документами фирмы.
5.Некорректное отношение к сотрудникам фирмы Ц в пределах, определенных директором по персоналу и начальником отдела кадров.
Должностные полномочия:
Знакомиться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями
_____________________________________________________________________.
V. Должностная ответственность:
За невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, – в пределах, установленных действующим трудовым законодательством России.
За неисполнение должностных обязанностей.
За нарушение правил внутреннего распорядка компании.
За нарушение деловой этики.
За нерациональное использование компьютерной техники.
За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, установленные действующим законодательством России.
За предоставление недостоверной информации руководству.
За небрежное отношение к ведению документации.
_____________________________________________________________________.
_____________________________________________________________________.
VI.
Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;
Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;
Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;
Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;
Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;
Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.
Прием и отправка писем;
Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;
Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
Участие в общих собраниях и совещаниях;
Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.
Права
Секретарь обладает следующими правами:
3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в.ч.
Должностная инструкция секретаря делопроизводителя с функциями кадровика образец
Нарушение субординации.
Условия работы
5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;
5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.
Право подписи
6.1.
Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.
СОГЛАСОВАНО Начальник кадрового отдела ООО «Поставки оптом» Семенов
/Семенов Р.А./ «12» августа 2014 г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН Ведеркина Анна Валерьевна Секретарь ООО «Поставки оптом» Паспорт 7685 № 975849 Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь 14.09.2012 код подразделения 123-425 Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.
ФАЙЛЫ Скачать образец должностной инструкции секретаря.doc
Для чего нужна должностная инструкция
Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр.
Должностная инструкция секретаря делопроизводителя с функциями кадровика образец на работу
Регистрировать время, цель обращения, а также данные о предпринятых действиях (информация для сотрудников, прием факсов).
Организовывать эффективное обслуживание посетителей, создавать для них комфортные условия, консультировать их, предоставлять информационные и другие материалы.
Осуществлять прямые деловые контакты с менеджерами и другими сотрудниками компании.
Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, переадресовывать).
Проверять номера телефонов заказчиков по базе.
Фиксировать междугородные переговоры.
Работа с электронной почтой, факсом (прием, отправка макетов, писем).
Проводить регистрацию сделок.
Проводить мониторинг клиентов.
Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, регистрировать, переадресовывать).
Вести архив документов, писем, газет, информационных материалов.
Подготавливать и оформлять документацию, необходимую для организации работы компании.
Участвовать в собраниях и совещаниях офиса, компании.
Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.
Выполнять правила трудового распорядка, принятые в компании.
_____________________________________________________________________.
_____________________________________________________________________.
IV.
Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных.
- Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию.
- Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.
- Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве.
- Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска.
- Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием.
- Ответственность за весь документооборот на предприятии.
Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.
С данным перечнем обязанностей справится грамотно обученный и подготовленный специалист.
Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.
Ответственность секретаря
В разделе «Ответственность»
следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.
Условия работы
В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы»
, вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.
Право подписи
Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.
После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.).
Деловые качества присущие хорошему секретарю — это:
- Профессионализм
– владение специальными навыками, знаниями, умениями (свободное владение компьютерными программами, редакторами, знание языков, грамотное письмо и культура речи); - Ответственность
– способность отвечать за выполнение поставленных задач; - Организованность
– умение рационально подготовить рабочее место, распределить время; - Инициативность
– умение проявлять способности в своей компетенции и другие.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
Должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут разниться в зависимости от размеров и деятельности предприятия, количества сотрудников, структуры организации и так далее, но основными функциями делопроизводителя считается работа с внешней входящей-исходящей корреспонденцией и управление оборотом внутренних документов предприятия.
Порядок оформления инструкции не регламентируется установленными нормами, и составитель индивидуально решает, какие пункты в ней будут содержаться.
Тем не менее, существует ряд положений, которые требуется отразить в должностной инструкции.
Но, кроме того, у специальности существуют некоторые медицинские противопоказания:
- аллергия и/или астма на бумажную пыль;
- сердечно-сосудистые заболевания, в частности, аритмическая и гипертоническая болезни, пороки сердца;
- нервные расстройства.
Если со здоровьем у сотрудника нет таких проблем, то для выполнения им работы не должно возникнуть никаких трудностей.
Функции секретаря-делопроизводителя
Крупные фирмы, охватывающие большой диапазон деятельности, имеют возможность содержать в штате как секретаря, так и делопроизводителя. Маленькие и некрупные фирмы с небольшим количеством сотрудников обычно совмещают обе должности в одну — секретарь-делопроизводитель.
Основная задача секретаря — обеспечение нормального функционирования работы руководства путём решения вопросов организационного и документального характера. Если секретарь совмещает ещё и должность делопроизводителя, то он будет заниматься обработкой документов всего предприятия и дополнительно нести ответственность за эту работу.
Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота.
Рассмотрим функции делопроизводителя более подробно.
- Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением.
Более того, на крупных фирмах объём документооборота достаточно велик и справиться с ним качественно и быстро сможет только профессионал
. Поэтому практически любое предприятие содержит штатную единицу секретаря-делопроизводителя. Главные его задачи:
- структурировать, обрабатывать и вести учёт документооборота; совершать и принимать звонки, вести переговоры с клиентами; заниматься входящей и исходящей корреспонденцией;
- контролировать документацию, оформленную другими сотрудниками;
- отправлять документацию на хранение в архив.
К соискателю, претендующему на должность секретаря-делопроизводителя, предъявляют следующие квалификационные требования:
- иметь соответствующее образование — начальное профессиональное либо среднее полное образование, специальную теоретическую подготовку, знать нормы и правила делопроизводства;
- обладать профессиональными навыками по ведению документооборота;
- уметь обращаться с оргтехникой, свободно владеть компьютером, знать офисные программы;
- вежливо и грамотно общаться с клиентами, партнерами и сотрудниками.
Такие требования касаются делопроизводителя.
3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;
3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;
3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;
3.5.
Посещать курсы повышения квалификации;
3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.
Ответственность
Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:
4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;
4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;
4.3.
Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;
4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;
4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.
Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции
Скачать таблицу полностью
Должностная инструкция не входит в число тех документов, наличие которых Трудовым кодексом установлено как обязательное.
4 причины разработать инструкцию секретаря-делопроизводителя
- Это позволит осветить все вопросы, касающиеся работы секретаря-делопроизводителя, в одном документе.
- Должностную инструкцию можно оперативно изменить и дополнить, не испрашивая на это согласия самого специалиста и не оформляя эти корректировки дополнительным соглашением.
- Подпись специалиста в листе ознакомления с должностной инструкцией – законное основание требовать от него выполнения всех положений этого документа.
- И работник, и работодатель всегда могут доказать свою правоту, ссылаясь на положения должностной инструкции секретаря-делопроизводителя, в случае возникновения конфликта или трудового спора.
Кто составляет должностную инструкцию секретаря-делопроизводителя
В общем случае разработкой таких локальных регламентов как должностные инструкции занимаются начальники соответствующих структурных подразделений. И, если на предприятии создан отдел секретариата, инструкцию должен разрабатывать руководитель этого отдела.
В небольшой компании, где секретарь-делопроизводитель находится в прямом подчинении директора, эту работу, как правило, поручают сотруднику или руководителю кадровой службы.
Затем посередине строки пишется название документа.
Со второй части начинаются основные разделы.
Общие положения
В первом разделе под названием «Общие положения»
сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.
Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..
Обязанности секретаря
Следующий раздел «Функциональные обязанности»
касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.
Права секретаря
Раздел «Права»
включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности.
Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.
Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить:
Приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*);
О переводе работника на другую работу (форма № Т-5*);
О предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*);
О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*);
О направлении работника в командировку (форма № Т-9*);
О поощрении работника (форма № Т-11*).
Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5).
Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда.
Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.
Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий.
Инфо
Мы не говорили о них в разделе «Обязательные документы по кадрам», потому что это не локальные нормативные акты, а документы, которые относятся к каждому работнику персонально. Все они обязательны:
Трудовой договор – в соответствии со ст. 56 ТК РФ;
Трудовая книжка – в соответствии с Правилами ведения трудовых книжек;
Личная карточка работника – на необходимость ее ведения указывает п. 12 Правил ведения трудовых книжек.
Личная карточка (унифицированная форма № Т-2) заводится одновременно с поступлением работника в организацию. В нее вносятся анкетные данные работника, все сведения о его передвижениях в организации, отпусках, награждениях и т.п.
Трудовой договор, личная карточка и трудовая книжка являются действующими документами в течение всего периода работы сотрудника в организации.
Если работник трудится в организации 20 лет, его трудовой договор, трудовая книжка и личная карточка в течение 20 лет являются переходящими делами. Закрываются делопроизводством они только после увольнения работника.
Пока эти три документа являются действующими, они находятся у кадровика и хранятся так, как и положено храниться документам, содержащим персональные данные (об этом ниже).
Закрытые делопроизводством трудовые договоры и личные карточки отправляются на хранение в архив по личному составу. Трудовые книжки при увольнении возвращаются работникам.
Важно
Он сможет оптимизировать работу и выполнить её с максимальной скоростью и эффективностью.
Должностная инструкция делопроизводителя на предприятии
Ознакомившись со своей должностной инструкцией, сотрудник обязан её чётко исполнять, поскольку этот документ имеет организационно-распорядительный характер.
Для правильного поведения сотрудника согласно его должностной инструкции, в ней необходимо подробно прописать все должностные обязанности во избежание в дальнейшем возникающих вопросов и противоречий. Должностная инструкция делопроизводителя включает в себя следующие основные разделы.
Общие положения
В данном пункте согласно утверждённому на предприятии штатному расписанию указывается наименование должности, структурного подразделения, в котором работает делопроизводитель. Тут же прописываются квалификационные требования в случае вакансии этой должности.
Обязательно указывается порядок назначения и снятия с должности, должностные лица, заменяющие работника в момент его отсутствия.
Должностные обязанности
Должностные обязанности делопроизводителя в организации требуют чёткого и верного их выполнения. Составляя должностную инструкцию, очень важно определить функциональные обязанности делопроизводителя с учётом специфики данного предприятия. Круг обязанностей зависит в основном от величины организации, автоматизации систем и технического оснащения и прочего
.
Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков
/Широков И.А./
«12» августа 2014 г.
Должностная инструкция секретаря
Общие положения
1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.
1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.
1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.
1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации
1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.
1.6. Секретарь обязан знать:
— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;
— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;
— Правила ведения делопроизводства;
— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;
— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;
— Основы организации трудовых процессов;
— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;
— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);
— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.
Функциональные обязанности
2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:
— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;
— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;
— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.
— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;
— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;
— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;
— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте — прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;
— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;
— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;
— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.
— Прием и отправка писем;
— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;
— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
— Участие в общих собраниях и совещаниях;
— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.
Права
Секретарь обладает следующими правами:
3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в.ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);
3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;
3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;
3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;
3.5. Посещать курсы повышения квалификации;
3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.
Ответственность
Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:
4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;
4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;
4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;
4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;
4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.
4.6. Нарушение субординации.
Условия работы
5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;
5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.
Право подписи
6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.
СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов
/Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.
ФАЙЛЫ
Для чего нужна должностная инструкция
Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.
Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.
Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря
Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.
Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:
- «Общие положения»,
- «Должностные обязанности»,
- «Права»,
- «Ответственность».
Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).
Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.
Составление должностной инструкции секретаря
Шапка
Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.
Со второй части начинаются основные разделы.
Общие положения
В первом разделе под названием «Общие положения»
сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.
Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..
Обязанности секретаря
Следующий раздел «Функциональные обязанности»
касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.
Права секретаря
Раздел «Права»
включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.
Ответственность секретаря
В разделе «Ответственность»
следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.
Условия работы
В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы»
, вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.
Право подписи
Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.
После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.
Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ ОТДЕЛА КАДРОВ
I. Общие положения
- Назначение и снятие с должности осуществляется Генеральным директором.
- Исполнитель этой должности непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров. Дополнительные распоряжения секретарь отдела кадров может получать от заместителя начальника отдела кадров.
- Исполнителя этой должности на период отсутствия замещает инспектор отдела кадров.
- В своей деятельности работник руководствуется следующими правовыми актами и нормативными документами:
— Законодательством Украины,
— Уставом Фирмы,
— Правилами внутреннего трудового распорядка,
— Приказами (указаниями) прямого руководства,
— Положением об отделе кадров,
— Другими нормативными документами кадровой службы. - Требования к квалификации:
— Высшее, н/высшее образование (направление “Делопроизводство” или “Психология”, “Социология”)
— Стаж работы по специальности не менее ____ лет. - Исполнитель этой должности должен знать:
— Трудовое законодательство.
— Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.
— Кадровую политику и стратегию предприятия.
— Основы кадрового делопроизводства.
— Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.
— Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.
— Организацию табельного учета.
— Методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности.
— Основы социологии, психологии, педагогики и организации труда.
— Основы экономики, организации производства и управления.
— Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, оргтехники (MSOffice, Internet, электронная почта, факс, ксерокс).
— Правила и нормы охраны труда.
— Правила ведения телефонных переговоров.
— Культуру труда и служебную этику. - _________________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
- Бесперебойно обеспечивать связь начальника и сотрудников отдела с другими подразделениями Фирмы.
- Своевременно доводить до сотрудников отдела служебную информацию: приказы, распоряжения, инструкции, положения, служебные записки и др.
- Своевременно готовить документы для начальника отдела.
- Вести протоколы совещаний отдела.
- Организовывать кадровый документооборот, регистрировать входящую и исходящую документацию.
- Осуществлять телефонную связь сотрудников отдела.
- Готовить распоряжения о делегировании полномочий.
- Составлять нормативные документы по распоряжению начальника или зам. начальника ОК.
- Вести учет рабочего времени сотрудников отдела (табель, отпуска, больничные).
- Готовить сводные отчеты по курящим сотрудникам фирмы.
- Вести учет и предоставлять руководству информацию о курящих сотрудниках отдела.
- Готовить документы для составления бюджета отдела.
- Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела визитными карточками.
- Готовить списки дней рождения сотрудников фирмы.
- Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела канцтоварами и картриджами.
- Составлять реестр проездных документов сотрудников отдела для последующего возмещения их стоимости.
- Составлять заказы на подписку печатных изданий для отдела, контролировать их доставку и доведение до подписчиков.
- Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела товарно-материальными ценностями.
- Участвовать в инвентаризации отдела.
- Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме.
- Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивать их вклад в достижение целей Фирмы по результатам их работы независимо от личного отношения.
- Соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений.
- Оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности.
- Непрерывно повышать свой профессиональный уровень.
- Соблюдать правила конфиденциальности при работе с личной информацией сотрудников Фирмы
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
III. Права
Секретарь отдела кадров имеет право:
- Знакомиться с проектами решений руководителя отдела и руководителя организации по направлению деятельности.
- Присутствовать на совещаниях комитетов и рабочих групп, других собраниях сотрудников по направлению деятельности.
- Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы.
- Вносить на рассмотрение директора по персоналу и начальника отдел кадров предложения по улучшению деятельности отдела и Фирмы и совершенствованию методов работы; варианты устранения имеющихся в деятельности компании недостатков.
- Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений по направлению деятельности.
- Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей..
- Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
- Требовать от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
- Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
IV. Ответственность
Секретарь отдела кадров несет ответственность за:
- Нечеткое и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей — взыскание в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
- Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
- Причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
- Нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение внутренних правил трудовой деятельности – в пределах, определенных внутренними нормативными документами фирмы.
- Некорректное отношение к сотрудникам фирмы – в пределах, определенных директором по персоналу и начальником отдела кадров.
- _________________________________________________________________.
- _________________________________________________________________.
1.Общие положения
1. Отдел:
кадров.
1.Полное наименование должности:
секретарь отдела кадров.
2.Назначение и снятие с должности осуществляется Генеральным директором.
3.Исполнитель этой должности непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров. Дополнительные распоряжения секретарь отдела кадров может получать от заместителя начальника отдела кадров.
4.Исполнителя этой должности на период отсутствия замещает инспектор отдела кадров.
5.В своей деятельности работник руководствуется следующими правовыми актами и нормативными документами:
ГОСТ 6/ 30-97 ,
Устав ООО «Колпино»,
Правила внутреннего трудового распорядка,
Приказы (указания) прямого руководства,
Положение об отделе кадров,
Другие нормативные документы кадровой службы.
1.Требования к квалификации:
Работа на данной должности требует от работника следующей квалификации:
Высшее, н/высшее образование (направление “Делопроизводство” или “Психология”, “Социология”)
Стаж работы по специальности не менее 1,5 лет.
1.Исполнитель этой должности должен знать:
Трудовое законодательство.
Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.
Кадровую политику и стратегию предприятия.
Основы кадрового делопроизводства.
Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.
Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.
Организацию табельного учета.
Методы учета движения кадров, порядок составления установленной отчетности.
Основы социологии, психологии, педагогики и организации труда.
Основы экономики, организации производства и управления.
Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, оргтехники (MSOffice, Internet, электронная почта, факс, ксерокс).
Правила и нормы охраны труда.
Правила ведения телефонных переговоров.
Культуру труда и служебную этику.
1.Функции
На исполнителя этой должности возлагаются следующие функции:
Оперативная связь начальника отдела с руководством фирмы, начальниками групп отдела, менеджерами отдела, другими отделами фирмы.
Обеспечение эффективной работы сотрудников отдела.
Информационное обеспечение сотрудников отдела.
1.Должностные обязанности
Секретарь отдела кадров обязан:
1.Бесперебойно обеспечивать связь начальника и сотрудников отдела с другими подразделениями ООО «Колпино».
2.Своевременно доводить до сотрудников отдела служебную информацию: приказы, распоряжения, инструкции, положения, служебные записки и др.
3.Своевременно готовить документы для начальника отдела.
4.Вести протоколы совещаний отдела.
5.Организовывать кадровый документооборот, регистрировать входящую и исходящую документацию.
6.Осуществлять телефонную связь сотрудников отдела.
7.Готовить распоряжения о делегировании полномочий.
8.Составлять нормативные документы по распоряжению начальника или зам. начальника ОК.
9.Вести учет рабочего времени сотрудников отдела (табель, отпуска, больничные).
10.Готовить сводные отчеты по курящим сотрудникам фирмы.
11.Вести учет и предоставлять руководству информацию о курящих сотрудниках отдела.
12.Готовить документы для составления бюджета отдела.
13.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела визитными карточками.
14.Готовить списки дней рождения сотрудников фирмы.
15.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела канцтоварами и картриджами для принтеров.
16.Составлять реестр проездных документов сотрудников отдела для последующего возмещения их стоимости.
17.Составлять заказы на подписку печатных изданий для отдела, контролировать их доставку и доведение до подписчиков.
18.Составлять заказы на обеспечение сотрудников отдела товарно-материальными ценностями.
19.Участвовать в инвентаризации отдела.
20.Своевременно отвечать на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставлять требуемую информацию в полном объеме
21.Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивать их вклад в достижение целей Фирмы по результатам их работы независимо от личного отношения
22.Соблюдать установленные сроки исполнения заданий и поручений
23.Оказывать помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности
24.Непрерывно повышать свой профессиональный уровень.
25.Соблюдать правила конфиденциальности при работе с личной информацией сотрудников Фирмы
IV. Права
Секретарь отдела кадров имеет право:
1.Знакомиться с проектами решений руководителя отдела и руководителя организации по направлению деятельности.
2.Присутствовать на совещаниях комитетов и рабочих групп, других собраниях сотрудников по направлению деятельности.
3.Участвовать в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы.
4.Вносить на рассмотрение директора по персоналу и начальника отдел кадров предложения по улучшению деятельности отдела и Фирмы и совершенствованию методов работы; варианты устранения имеющихся в деятельности компании недостатков.
5.Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений по направлению деятельности.
6.Запрашивать лично или по поручению руководства от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей..
7.Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
8.Требовать от директора по персоналу и начальника ОК содействия в исполнении должностных обязанностей, и в реализации прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
9.Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.
1.Ответственность
Специалист (по отбору) несет ответственность за:
1.Нечеткое и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей — взыскание в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2.Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации
3.Причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.Нарушение трудовой дисциплины и несоблюдение внутренних правил трудовой деятельности — в пределах, определенных внутренними нормативными документами фирмы.
5.Некорректное отношение к сотрудникам фирмы — в пределах, определенных директором по персоналу и начальником отдела кадров.
1.Взаимоотношения
6.Исполнитель данной должности в процессе работы взаимодействует по направлению деятельности с сотрудниками всех структурных подразделений и всеми сотрудниками отдела кадров.
2.Критерии эффективности и оценки работы начальника отдела кадров
1.Четкое, полное и своевременное исполнение распоряжений руководства.
2.Бесперебойное доведение необходимой для работы отдела информации до сотрудников отдела.
3.Четкое, полное и своевременное предоставление запрашиваемой по направлению деятельности информации из других отделов.
4.Реализация функций кадровой службы, обозначенных в настоящей должностной инструкции.
Согласовано
Начальник отдела кадров __________________ В.Л. Павлов
Начальник юридического отдела __________________ А.Т. Михнева
Директор по персоналу __________________ Е.Р. Бондарчук
С инструкцией ознакомлена
:
_________________ “____” ______________ 2001 г.