Если раньше линии консультации 1С пользователи атаковали вопросами расчета больничного, то с 01.01.2022 запросы резко изменились. Теперь бухгалтеров интересовали нюансы загрузки больничных, ответы на входящие запросы в ФСС и т. д.
Поэтому в статье дадим готовую инструкцию о настройках и нюансах СЭДО. Сохраняйте, точно пригодится!
Как и всегда, прежде чем начинать работу с «чем-то новым», нужно это «что-то» правильно настроить. Поэтому сначала рассмотрим настройку СЭДО, а затем модель взаимоотношений работодателя с ФСС.
Подключение сертификата ФСС
Для подключения СЭДО сначала необходимо настроить сертификаты ФСС. Сделать это можно двумя способами:
-
Настроить сервис 1С-Отчётность.
-
Выполнить ручную настройку обмена с ФСС для ЭЛН.
При подключенном сервисе 1С-Отчетность сертификаты автоматически указываются в настройках документооборота и пользователю никаких дополнительных настроек делать не следует.
При отсутствии сервиса 1С-Отчетность сертификаты следует подтянуть вручную. Этот способ актуален для пользователей, работающих с операторами, авторизованными фирмой 1С.
Для того, чтобы настроить документооборот с ФСС, нужно перейти по ссылке «Отчеты» – «Регламентированные отчеты» – «1С-Отчётность» – «Настройки» – «Настройки обмена с контролирующими органами» – «ФСС» и подтянуть действующие сертификаты, которые ранее были установлены на данном рабочем месте.
На этом техническая часть настройки СЭДО завершена.
Если испытываете трудности с самостоятельной настройкой СЭДО, то можете обратиться в обслуживающую вас компанию 1С за помощью компетентного специалиста.
Как работодатель узнает о больничном листе сотрудника
Для того, чтобы понимать работу СЭДО давайте рассмотрим сегодняшнюю модель формирования больничных листов, чтобы в дальнейшем понимать, какие действия нам, как пользователям 1С, следует совершать:
1. Медицинская организация при открытии ЭЛН передает информацию в ФСС;
2. ФСС в свою очередь подаёт запрос ПФР для уточнения информации о трудоустройстве застрахованного лица;
3. ПФР в течении суток отвечает на данный запрос о трудоустройстве;
4. Если ответ от ПФР положительного характера, тогда ФСС отправляет работодателю информацию по открытому ЭЛН.
5. При закрытии ЭЛН медицинская организация снова передает данные в ФСС;
6. ФСС, в свою очередь, передает данные работодателю о закрытии больничного листа.
Сведения о застрахованных лицах (ФСС)
Также для работы СЭДО работодателю с 01.01.2023 необходимо подавать первичные сведения о застрахованном лице (сотруднике) в ФСС.
Для этого нужно составить документ – «Сведения о застрахованном лице» (в 1С: ЗУП в разделе «Кадры» – «Сведения о застрахованных лицах (ФСС)», в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0 в разделе «Зарплата и кадры» – «Пособия»).
Данные сведения нужно было предоставить по всем сотрудникам, которые числятся в организации до конца февраля 2022 года.
Если сотрудников много, в программе есть возможность создания сведений списком, зажав кнопку «Ctrl», и выбрать нужных сотрудников. После подбора сотрудников воспользуемся функциональной опцией – «Сведения для ФСС».
Помимо предоставления первичных сведений в ФСС, сведения следует подавать:
1. При приеме на работу нового сотрудника. Создать документ в ФСС можно на основании документа «Прием на работу».
В законодательстве сказано, что отправить отчёт нужно в течение 3 рабочих дней, когда у вас будет полный пакет документов сотрудника на руках. Но нигде не сказано какой именно день считать днем получения документов.
Обычно все документы предоставляют в первый день приёма. В основном варьируются только реквизиты карты. Она может быть заблокирована, потеряна, может сотрудник вообще её не получал. Поэтому рекомендуем отталкиваться от неё. Попросите сотрудника написать заявление на указание куда перечислять зарплату конкретным числом. От этой даты у вас и будет три рабочих дня, чтобы сдать отчёт в ФСС.
2. При изменении сведений о работнике (ФИО, СНИЛС, ИНН, способ перечисления и реквизиты).
После отправки сведений и принятия их Фондом, документ блокируется. Если по каким-то причинам от фонда пришёл запрос о корректировке ранее отправленных сведений или сведения не приняты из-за ошибок, необходимо сформировать новый документ «Сведения о застрахованном лице (ФСС)».
Нюансы получения больничных в программах 1С
Рассмотрим конкретный случай взаимодействия работодателя с ФСС на примере конфигурации 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3.1. Инструкция равносильна и для конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0, за исключением работы с документом «Отпуска по уходу и возврату из отпуска».
1. Получение работодателем сведений из ФСС
Как только сотрудник заболел медицинская организация формирует электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) и направляет его в ФСС. Фонд отправляет запрос в ПФР, чтобы выяснить, где трудоустроен застрахованный сотрудник. ПФР отвечает на запрос фонда и далее после завершения идентификации застрахованного лица и подтверждения факта его трудоустройства, ФСС отправляет уведомление работодателю об открытии больничного листа.
В программе данные изменения можно увидеть в «Сообщениях ФСС об изменении ЭЛН» (раздел «Кадры» – «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН»).
Вся информация об изменениях статуса ЭЛН поступает в программу к работодателю после обмена с ФСС по кнопке «Получить из ФСС» из рабочего места «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН» (раздел «Кадры»).
Важный нюанс: сообщения ФСС об изменении ЭЛН загружаются на текущую дату. Т. е., если вы вчера не обновили список сообщений, то программа выдаст вам сообщения ТОЛЬКО за текущий день. Чтобы исправить такой недочет в программе есть возможность выбора определенного периода для загрузки информации по ЭЛН. Для этого нужно нажать на кнопку «Ещё» – «Получить сообщения за период».
Если больничный лист не закрыт медицинской организацией, то из данной формы есть возможность создать документ «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)».
2. Закрытие ЭЛН
После того как в пункт «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН» поступит информация о закрытии больничного листа, у вас появится возможность создать документ «Больничный лист», а запрос о предоставлении сведений отобразится в рабочем месте «Входящие запросы ФСС для расчета пособий» (раздел «Кадры» – «Входящие запросы ФСС для расчёта пособий»).
В данном запросе будут указаны те сведения о застрахованном лице, которые имеются у ФСС (ФИО, дата рождения, СНИЛС, номер и текущий статус ЭЛН, дата формирования и выдачи, сведения о периоде нетрудоспособности и ее причине, номер листка продолжения или дата, когда нужно приступить к работе) и блок данных, который работодатель должен предоставить.
После того как работодатель проверил правильность предоставленных данных, ему нужно сформировать «Ответ на запрос ФСС для расчета пособия» (раздел «Кадры» – «Ответ на запрос ФСС для расчета пособия»).
Создать ответ можно создать на основании «Входящего запроса ФСС для расчета пособий», либо на основании документа «Больничный лист».
Ответ на запрос ФСС заполняется автоматически данными для расчёта пособия сотруднику. Эти данные могут различаться, в зависимости от вида пособий.
Если по каким-то основаниям конкретный вид пособия не должен подлежать оплате по информации, имеющейся у работодателя, то в ответ на запрос ФСС работодатель должен проставить отметку «Пособие не требуется».
После этого добавляется поле «Причина отказа в назначении пособия» в котором нужно обязательно указать причину, а затем предоставить в Фонд данный ответ по кнопке «Отправить в Фонд».
Когда ФСС принял ответ на запрос (т. е. пришло подтверждение «Принят ФСС» и/или статус «PROCESSED»), больше никаких документов в фонд отправлять не нужно.
Что делать, если сотрудник говорит, что больничный лист уже закрыт, а входящего запроса от ФСС не поступает?
Нужно обратить внимание, что иногда период временной нетрудоспособности по болезни бывает менее трех дней.
Первые три дня периода временной нетрудоспособности оплачиваются работодателем за счет собственных средств. Поэтому в этом случае фонд не будет присылать запрос о предоставлении сведений для расчета пособия, а только уведомит работодателя о открытии и закрытии больничного листа.
Рекомендуем в течение дня проверять информацию, поступающую от ФСС РФ, в рабочем месте «Сообщения ФСС об изменении ЭЛН».
Если сотрудник был всё-таки более трёх дней на больничном, а запрос от ФСС так и не поступил, то работодателю следует предоставить документ «Исходящее сообщение о страховом случае ФСС» (раздел «Кадры» – «Исходящие сообщения о страховых случаях ФСС»). Данный документ необходим для запуска проактивного процесса со стороны страхователя.
Так же документ «Исходящее сообщение о страховом случае ФСС» предоставляется в случае, если сотрудник уходит в отпуск по уходу за ребёнком. Документ можно создать на основании «Отпуска по уходу за ребёнком» (раздел «Зарплата» – «Отпуск по уходу и возвраты из отпуска»), на вкладке «Прямые выплаты ФСС».
После формирования документа «Исходящее сообщение о страховом случае ФСС» его так же следует отправить по кнопке «Отправить в Фонд».
Управленческий учет: с нуля до настройки в 1С, Excel и Google-таблицах
Уметь настраивать и вести управленку — значит быть полезным для руководителей. Научитесь понимать, откуда приходят и куда уходят деньги компании на курсе повышения квалификации от «Клерка».
Посмотреть бесплатный урок и записаться
Если для ФСС будет недостаточно каких-то данных, предоставленных работодателем о застрахованном лице в документах «Ответ на входящий запрос» или «Исходящее сообщение о страховом случае», то ФСС отправит извещение, в котором будет описано каких данных недостаёт. Эти извещения отображаются в «Извещение ФСС» (раздел «Кадры» – «Извещение ФСС»), получать их следует по кнопке «Получить из ФСС».
Главная » Пособия и субсидии » Все тонкости по работе с электронным больничным листом и инструкция по взаимодействию с фсс
Как работать с социальным электронным документооборотом ФСС
С 2022 года работники больше не приносят бумажные больничные — почти всем их оформляют в электронном виде. По новым правилам информация о больничных поступает в ФСС напрямую от медорганизаций, а о рождении ребёнка — из ЗАГСов. Для обмена документами с медицинскими организациями и работодателями ФСС разработал специальный сервис — СЭДО. Рассказываем о нём.
Иллюстрация: Моё дело
Для чего нужен СЭДО ФСС и как его подключить
Работодатель оплачивает первые три дня болезни работника. Остальное платит соцстрах. ФСС рассчитывает пособие автоматически на основании информации, которую получает от других ведомств. Работодателю нужно только проверить информацию по работнику и, если нужно, дополнить её. Такая схема начисления пособий называется проактивной или беззаявительной.
Обмен данными с соцстрахом происходит через систему социального электронного документооборота — СЭДО ФСС. Через неё работодатель получает информацию о листе нетрудоспособности: когда его открыли, продлили, закрыли, аннулировали, направили больного на медико-социальную экспертизу.
ФСС через СЭДО запрашивает недостающие сведения по работнику, например, реквизиты для перечисления денег, период оплаты по табелю рабочего времени.
СЭДО — бесплатный сервис . Его можно встраивать во все популярные бухгалтерские программы и интернет-бухгалтерии, у которых есть функция обмена документами с ФСС. Спросите в техподдержке вашей учётной системы, как подключиться к СЭДО.
Например, в интернет-бухгалтерии «Моё дело» раздел СЭДО ФСС добавляется автоматически у тех, кто работает на тарифном плане с сотрудниками и подключил электронную отчётность.
Бумажные больничные ещё есть, но их выдают только отдельным людям, сведения о которых составляют гостайну, и тем, кто находится под госзащитой. Для них действует старая схема прямых выплат — они приносят больничный лист, пишут заявление, а работодатель передаёт в фонд все сведения для выплаты пособия.
Подарок для наших читателей — практическое пособие по подготовке отчётности в ПФР, ФСС и ИФНС в 2022 году от экспертов интернет-бухгалтерии «Моё дело» . 62 страницы подробнейших инструкций с примерами заполнения форм.
Порядок работы с социальным электронным документооборотом ФСС
Рассмотрим, как работать с соцстрахом по СЭДО на примере интернет-бухгалтерии «Моё дело».
Работодатель отправляет сведения о сотрудниках
После подключения СЭДО по всем работникам нужно отправить в ФСС форму «Сведения о застрахованном лице» . Соцстрах просил сделать это ещё в начале года, но конкретных сроков в законах нет.
В форме указывают ФИО работников, дату рождения, паспортные данные, СНИЛС, ИНН ( если есть ), каким способом и на какие реквизиты перечислять пособия. Такую информацию передают один раз. Если после этого у работника изменились данные, нужно подать по нему новые сведения в течение трёх рабочих дней.
Информацию нужно подать и по уволенным менее 30 дней назад — у них тоже есть право на пособие по нетрудоспособности в случае заболевания или травмы. Если работников много, передачу сведений можно разбить на несколько этапов. В первую очередь лучше подать данные по сотрудницам, которые находятся или собираются в отпуск по беременности и родам и по уходу за ребёнком. По только что принятым работникам сведения подают не позднее трёх рабочих дней с даты их трудоустройства.
В интернет-бухгалтерии «Моё дело» данные для формы заполняются автоматически. При необходимости их можно отредактировать.
После получения сведений о застрахованных соцстрах сверит их с данными Пенсионного фонда и сообщит работодателю о результате. Вам нужно только отслеживать статус отправленных сведений . Если что-то не так, ФСС проинформирует, что сведения не совпали и их нужно исправить.
ФСС сообщает о страховых случаях
При наступлении страховых случаев вы будет получать через СЭДО уведомления о номерах и статусах больничных ваших работников. Когда медорганизация открывает больничный лист, она подписывает его УКЭП и размещает в информационной системе ЕИИС «Соцстрах».
ФСС получает эту информацию и узнаёт в Пенсионном фонде, есть ли у застрахованного работодатель и какой у него ИНН/КПП. Ответ из ПФР предоставляют в течение одного календарного дня после получения запроса. После этого информация об открытии электронного листка нетрудоспособности поступает работодателю по СЭДО , а работнику — в личный кабинет на Госуслугах.
Работодателю нужно проверить уже заполненные сведения, и, если есть ошибки, сообщить в соцстрах. ФСС перенаправит сообщение в медорганизацию для оформления дубликата. Ошибочный больничный аннулируют.
Уведомления работодателю приходят при всех изменениях статуса больничного:
- 10 — открыт;
- 20 — продлён;
- 30 — закрыт;
- 40 — направлен на медико-социальную экспертизу (МСЭ);
- 50 — дополнен результатами МСЭ;
- 90 — аннулирован.
ФСС запрашивает недостающую информацию
После того как больничный сменит статус на «закрыт», от ФСС поступит запрос о предоставлении недостающих сведений, необходимых для выплаты пособия. Ответить нужно не позднее трёх рабочих дней . В ответном сообщении нужно скорректировать и дополнить сведения фонда.
Соцстрах может запросить:
- суммы выплат за расчётный период;
- страховой стаж работника;
- размер районного коэффициента;
- приходятся ли дни больничного на период отстранения от работы.
На основании сведений от работодателя ФСС выплатит работнику пособие. Статус больничного изменится на «Выплачено». Если больничный не надо оплачивать, в ответ на запрос нужно прислать отказ от пособия и указать в примечании причину. Например, работник болел во время отпуска без сохранения зарплаты. В этом случае пособие по временной нетрудоспособности ему не положено.
Если вы отправили не всю информацию, которая нужна соцстраху, то в течение пяти рабочих дней получите по СЭДО ещё одно извещение о предоставлении недостающих данных. Вам нужно сначала отправить подтверждение о том, что вы его получили — на это есть три рабочих дня.
Если этого не сделать , фонд отправит извещение заказным письмом. Оно автоматически считается полученным по истечении шести рабочих дней со дня отправки почтой. С даты получения письма у вас будет пять рабочих дней, чтобы отправить сведения.
Что делать, если нет уведомлений о больничном
В некоторых региональных отделениях ФСС пока есть сложности с внедрением новой системы — могут не поступать уведомления о больничных из медучреждений и информация из ЗАГСов.
Поэтому лучше подстраховаться: если вы знаете, что сотрудник болеет или уходит в декрет, уточните в соцстрахе, нужно ли подавать документы для выплат. Возможно, придётся действовать по старинке — запросить у работника номер электронного больничного и самостоятельно отправить сведения для расчёта пособий. В ответ соцстрах пришлёт запрос на недостающие сведения.
Что делать, если больничный не более трёх дней
Больничный продолжительностью три дня полностью оплачивает работодатель. В этом случае соцстрах не запрашивает сведения для расчёта пособия, а только уведомляет работодателя об открытии и закрытии больничного.
Особенности пособий по материнству и по несчастным случаям
Порядок назначения таких пособий немного отличается.
Единовременное пособие при рождении ребёнка ФСС выплачивает на основании информации из ЗАГСов. У работодателя соцстрах может запросить данные о районном коэффициенте. Отправить ответ нужно в течение двух рабочих дней с даты получения запроса ( п. 32 Правил ).
Основанием для выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребёнком будет заявление от работника. В течение трёх рабочих дней после его подачи нужно направить в ФСС сведения о периоде отпуска, о замене календарных лет и о неполном рабочем времени ( п. 35 Правил ).
Больничный лист по беременности и родам медорганизация обычно формирует на 140 дней и сразу же его закрывает. ФСС отправляет работодателю запрос на сведения для расчёта пособия. Но использование такого отпуска — право, а не обязанность работницы, поэтому нужно сначала получить от неё заявление, а затем отправлять информацию в ФСС ( ст. 255 ТК ).
Для выплат по больничному в связи с несчастным случаем дополнительно нужно отправить в соцстрах акт по форме Н-1 или копии материалов расследования. Их можно подавать в бумажном виде ( п. 24 Правил ).
Что будет, если не отправить сведения по СЭДО или нарушить сроки
С 2022 года к работодателям применяют новые штрафные санкции по ст. 15.2 закона № 255-ФЗ :
- за нарушение трёхдневного срока для предоставления сведений в соцстрах — 5 000 руб.;
- за отказ предоставить документы или несоблюдение сроков — по 200 рублей за каждый документ;
- за недостоверные сведения или их сокрытие — 20% от излишне выплаченного пособия , но не более 5 000 руб. и не менее 1 000 руб.
За непредставление документов должностное лицо организации могут дополнительно оштрафовать по ч. 4 ст. 15.33 КоАП на сумму от 300 до 500 руб.
Как сдать электронный больничный лист в ФСС
Как отправить сведения для оформления электронного больничного в ФСС? Ответ на этот вопрос зависит от используемого программного обеспечения. Рассмотрим, как работодателю наладить электронный документооборот с ФСС.
Как работает модуль «Лист нетрудоспособности»
Электронные больничные формируются в ЕИИС «Соцстрах». Передавать информацию в эту систему работодатели могут, используя:
- собственное программное обеспечение;
- бесплатную программу ФСС РФ;
- личный кабинет страхователя.
С 2022 года во взаимодействии работодателей, работников и ФСС по общему правилу используется форма электронного больничного листа (п. 3 ст. 13 закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Работодатель при этом никак не принимает участие в составлении такого листка: все действия осуществляет медицинская организация.
Узнать больше о новом порядке оформления больничных листков вы можете здесь.
Основное действие работодателя в рамках получения доступа к системе «Соцстрах» — предоставление в ФСС недостающих сведений для оформления больничного. При этом данная процедура производится по запросу фонда — через соответствующую систему, после закрытия больничного. Срок предоставления сведений — 3 рабочих дня после получения запроса (п. 22 Правил, утвержденных постановлением Правительства России от 23.11.2021 № 2010).
Узнать больше о действиях работодателя при оформленном электронном больничном вы можете в специальном материале, подготовленном экспертами «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к нему бесплатно.
Напомним! С 2021 года все регионы перешли на прямые выплаты от ФСС. Это значит, что работодатель оплачивает только первые 3 дня болезни. Остальные дни фонд оплачивает напрямую сотруднику. Это правило действует и в 2022 году.
О порядке оплаты электронного больничного читайте в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
О дополнительных возможностях модуля «Лист нетрудоспособности» (что может быть полезно для работников медучреждений) расскажем далее.
Дополнительные возможности модуля «Лист нетрудоспособности»
Данные из модуля «Лист нетрудоспособности» позволяют не только сформировать информацию в больничном листе, но и облегчить заполнение связанных с ним отчетных форм. Например, модулем предусмотрена возможность стопроцентной автоматизации:
- формирования статистических отчетов по экспертизе нетрудоспособности;
- заполнения бумажного журнала выданных больничных листов.
Сформированная системой отчетность позволяет:
- наглядно представить текущий уровень заболеваемости в РМИС;
- получить оперативные данные о выданных листах нетрудоспособности.
Формируемый системой журнал листов нетрудоспособности обладает широким спектром возможностей:
- быстрого поиска информации (по Ф.И.О. пациента, № листа, дате выдаче, фамилии врача и др.);
- контроля случаев длительного нахождения пациентов на больничном;
- экспорта имеющихся в системе данных в документы разного формата (Excel, Word, HTML, текст, Rect);
- получения разнообразных статотчетов и анализа данных из больничных листов за несколько периодов.
Благодаря модулю «Лист нетрудоспособности» не только сокращается время на оформление больничного, но и:
- снижаются трудозатраты медперсонала на заполнение и обработку множества бумаг;
- дается врачам возможность больше времени уделить непосредственно пациенту, а не заполнению документов.
Что нужно сделать работодателям, чтобы их сотрудники могли пользоваться современными медтехнологиями при условии оформления электронных листков нетрудоспособности расскажем в следующем разделе.
Как работодателю наладить взаимодействие с ФСС для применения электронного больничного
Любой работодатель с 2022 года обязан иметь доступ к системе «Соцстрах». Для этого необходимо:
- зарегистрировать фирму на сайте gosuslugi.ru;
- открыть личный кабинет на cabinets.fss.ru;
- получить усиленную электронную подпись.
Через личный кабинет осуществляется обмен информацией о больничных листах с ФСС. Если такой электронный обмен информацией с ФСС работодателя и медучреждения не будет налажен, работодатель не сможет выполнять обязательства, предусмотренные законодательством о социальном страховании.
Главные из таких обязательств — правильный расчет и своевременная выплата больничных. Специальный материал, подготовленный экспертами «КонсультантПлюс», поможет вам обеспечить корректное их выполнение. Получите бесплатный пробный доступ к нему.
Порядок информационного взаимодействия медучреждений, отделений ФСС и работодателей утвержден постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567. Он предусматривает:
- способы и последовательность дистанционного взаимодействия всех участников информационного взаимодействия;
- требования к техническому оснащению пользователей сведений (системам, каналам связи, безопасности и др.);
- алгоритмы ведения единой базы данных о страховых случаях.
Взаимодействие работодателя, фонда и медучреждений в информационном процессе с 2022 года не требует получения согласия от работника (постановление Правительства России от 23.08.2021 № 1381).
Не следует обязывать работника предоставлять в бухгалтерию номер электронного больничного.
Как организовать сдачу в ФСС электронной отчетности, см. в материале «Как сдать электронную отчетность в ФСС (нюансы)».
Итоги
Электронный больничный выдается медучреждением пациенту по общему правилу, действующему с 2022 года. При этом пациент не должен давать письменное согласие на получение и обработку его персональных данных в целях оформления электронного листка нетрудоспособности Данные из электронного больничного в ФСС поступают благодаря медицинским информационным системам, объединенным ЕГИСЗ.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Проактивные выплаты: ответы ФСС на вопросы участников вебинара
Недавно Экстерн организовал вебинар «Проактивная схема начисления пособий — 2022: новый порядок оформления и выплаты больничных работникам». О нюансах взаимодействия с фондом рассказали специалисты ФСС. Мы подготовили подборку их ответов на вопросы участников вебинара.
- Григорий Викторович Прямов, замруководителя департамента информационных технологий и защиты информации ФСС РФ;
- Вячеслав Сергеевич Толкачев, руководитель департамента организации обеспечения страховых выплат ФСС РФ.
Смотрите вебинар в записи
Все вопросы слушателей вебинара мы разделили на группы:
- Общие вопросы взаимодействия по новым правилам
- Передача сведений о застрахованных лицах
- Больничные пособия
- Прочие пособия и выплаты
Общие вопросы взаимодействия по новым правилам
Нужно ли подписывать с ФСС дополнительное соглашение об электронном взаимодействии по проактивным выплатам?
Подписывать соглашение или производить какие-либо регистрационные действия не нужно. Для электронного взаимодействия с фондом следует подписывать документы электронной подписью. КЭП должна содержать реквизиты компании, иначе применяются машиночитаемые доверенности (с 1 марта) или доверенность с портала fss.ru.
Сертификаты физлиц с реквизитами организации будут действовать до окончания их срока действия.
Что если компания не подключена к электронному документообороту ни через «Контур», ни через другую систему? Как будет происходить обмен документами?
Других вариантов, кроме как применять электронный документооборот, нет. Можно подключиться к ЭДО через систему бухгалтерского и кадрового учета. В популярных программах это реализовано (1С, Парус, Смета, БоссКадровик и прочих).
Подключиться к Экстерну, чтобы перейти на СЭДО и получать документы от ФСС
Можно ли будет и дальше продолжать взаимодействовать с ФСС в таком режиме: организация дает доверенность на подписание документов уполномоченному представителю, а он подписывает их своей КЭП и отправляет в фонд? Или же будут применяться только МЧД?
После вступления в силу изменений в закон 63-ФЗ, регламентирующих обязательное применение МЧД, ФСС технически не сможет работать с бумажными доверенностями.
В 2022 году МЧД применяются добровольно. Сейчас можно работать с доверенностями по старой схеме с порталом ФСС, когда загружают скан доверенности и открытый ключ.
Когда в системе ФСС начнут действовать МЧД?
Ориентировочно к 1 марта в Экстерне и других системах появится возможность сформировать и отправить МЧД.
Меняется ли что-то во взаимодействии по исполнительным листам?
С исполнительными листами пока все по-старому. Но ФСС работает со службой судебных приставов, и скоро между ведомствами появится полноценный обмен данными. Он уже работает в тестовом режиме.
Передача сведений о застрахованных лицах
Когда нужно подать сведения по тем, кто уже работает? Есть ли форма для представления данных сразу по всем сотрудникам?
Четких сроков для подачи сведений по тем, кто уже работает, не установлено. Их можно передавать по мере подготовки. Но в интересах работодателя сделать это быстрее, оптимально — в январе-марте. После того как сотрудник подписал состав передаваемых о нем сведений, направить их в ФСС нужно в течение трех рабочих дней.
Подача данных на всех работающих одним списком не предусмотрена. Каждая отправка — это самостоятельный документ.
Кто должен передавать сведения о застрахованных — отдел кадров или бухгалтерия?
Для фонда не имеет значения, какое подразделение будет передавать информацию в СЭДО (система ФСС «Социальный Электронный Документооборот»). Это внутренний вопрос каждой компании.
У больших организаций могут быть отдельные подразделения для обработки данных по всем филиалам, учет может вестись централизованно (в том числе на аутсорсинге). СЭДО способен работать и по таким схемам. Эта возможность учтена в том числе и в системе машиночитаемых доверенностей (МЧД).
При приеме на работу человек сказал, что потерял трудовую книжку. Поэтому работодатель считает его стаж от времени приема. При этом в ПФР будут сведения по стажу за весь трудовой период. Какой стаж надо указывать работодателю?
Работодатель должен указать только тот стаж, который может подтвердить документами. Не стоит брать на себя лишнюю ответственность.
Если у ФСС возникнет вопрос, почему не были подтверждены данные ПФР, работодатель сможет это пояснить и подтвердить новой трудовой книжкой. Если же указать стаж по данным ПФР, подтвердить это работодатель не сможет, ведь трудовой книжки за предыдущие периоды у него нет.
На основании каких данных будут оплачиваться больничные сотрудникам, которые уволились, а после обратились к бывшему работодателю? ФСС в таком случае будет собирать сведения для выплаты сам?
Для выплаты больничного фонд должен понимать, какому работодателю направить предзаполненный запрос, то есть должна быть определена пара «работник — работодатель». Поэтому следует направить в ФСС сведения в том числе и по тем сотрудникам, которые уже уволились, но еще могут обратиться за выплатой по больничному (со момента увольнения прошло не больше 30 дней).
После подачи сведений о застрахованном лице в ФСС работник поменял карту «Мир», но забыл об этом сообщить. Получив номер его больничного, работодатель уточнил информацию о карте и выяснил, что она другая. Подписать новые сведения об уточненных страховых данных работник не может — болеет. А у работодателя истекает трехдневный срок. Что делать?
Следует поверить на слово своему работнику, поменять данные его карты и направить в ФСС реестр с актуальной информацией. Когда человек выйдет на работу, он сможет подписать новые сведения. Главное — чтобы он получил пособие.
Больничные пособия
Для подачи данных по листку нетрудоспособности дается всего 3 дня. Достаточный ли это срок? Ведь бухгалтер может быть в отпуске или на больничном. Либо система ФСС может быть недоступна по техническим причинам.
На самом деле срок немного больше. Во-первых, дается 3 рабочих дня. Во-вторых, ФСС информирует работодателя на момент открытия больничного. И с этого дня уже можно готовить сведения для направления в фонд. Например, узнать у работника, какие годы он хочет взять для расчета больничного, какая у него карта для выплат. Средний период нетрудоспособности длится 7 дней. Итого получается 10 дней на подготовку сведений.
Принимайте сведения от ФСС и высылайте недостающие данные для расчета
Сотрудник открыл больничный, но продолжил работать удаленно. Может ли работодатель оплатить эти дни? Какие документы в этом случае он направляет в ФСС?
Для этого есть специальное сообщение, что оплачивать лист нетрудоспособности не нужно.
Если же работник за период больничного какое-то время трудился из дома, а какое-то время сильно болел и не работал, можно добавить исключаемые периоды — за них ФСС пособие не начислит.
Что делать, если работник не сообщил номер больничного?
При новой форме взаимодействия работник не должен ничего сообщать. В этом и есть прелесть проактива. Уведомление об открытом листе нетрудоспособности работодатель получит из ФСС.
При оформлении больничного врач может ошибиться — неверно указать пол сотрудника, СНИЛС, ФИО. Как эти вопросы будут решаться при проактивных выплатах?
Сейчас ведутся работы по подключению к СЭДО медицинских учреждений, и это крайне нетривиальная задача. Но как только они будут подключены, возможностей для исправления таких ошибок станет больше. Пока работодатель может отправить в ФСС информацию, что в больничном есть ошибка, и тогда фонд его заблокирует. После чего будет оформлен новый лист.
Если ошибка допущена в СНИЛС, то работодатель даже не получит уведомления из ФСС. Допустим, работник говорит, что ему был выписан лист нетрудоспособности, но работодатель его не получил. Он может инициировать выплату в ФСС, в ответ же фонд сообщит, что больничного нет. Одновременно он проинформирует медицинскую организацию о том, что СНИЛС был указан неверно. Листок будет аннулирован и оформлен другой.
Что делать, если бухгалтер в отпуске, и подать сведения по расчету выплаты по больничному на следующий день не получится? Автоматически они не уходят — нет технической возможности. Как избежать штрафов?
Технология и сроки подачи данных едины для всех. Работодателю желательно донастроить свое ПО таким образом, чтобы система могла сама отправить документы в ФСС, пусть даже неполные данные. В крайнем случае позже бухгалтер может направить реестр на перерасчет с верными суммами.
Как при проактивных выплатах оформлять больничный работника-совместителя?
С 2022 года выдается один больничный лист на все места работы. ФСС видит по данным, поступившим из ПФР и от работодателей, кто из них основной, а кто — по совмещению. Исходя из этого фонд принимает решение, кому направить предзаполненный реестр сведений.
Рассматривает ли ФСС выплату по листку нетрудоспособности третьим лицам?
Да, если речь о листах нетрудоспособности по умершим. Сейчас выплата производится выгодоприобретателям, наследникам, совместно проживающим лицам.
Прочие пособия и выплаты
Будут ли вноситься изменения в форму «Сведения» для выплаты пособий?
Сейчас вносятся изменения в Приказ ФСС № 26 и в некоторые документы, которые им утверждены. Это повлияет на спецификацию, но не сильно — в форме появится пара новых «галочек».
По-прежнему ли через возмещение будут проходить выплаты за четыре дополнительных выходных дня по уходу за детьми-инвалидами?
Да, пока указанная выплата и выплаты по погребению проходят через возмещение. ФСС планирует перевести выплату за дополнительные дни по уходу за детьми-инвалидами в проактивный формат, но эта технология только разрабатывается.
Как работнице получить пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет при ликвидации?
Каждый случай надо рассматривать индивидуально. Имеет значение, по какому типу прошла ликвидация, уволили работницу или нет, когда начата выплата пособия и так далее. Например, если ликвидация случилась в период, когда пособие уже выплачивалось, то женщина и дальше будет его получать. В любом случае свою выплату она получит — от ФСС либо от органов соцзащиты.
Нужно ли сейчас запрашивать справки о невыплате второму родителю пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет?
Пока да, но вскоре их отменят. ФСС готов отказаться от этих справок уже сейчас, но процесс тормозят органы соцзащиты.
Единовременное пособие при рождении ребенка с 2022 года выплачивается проактивно. Относится ли это правило к детям, рожденным в 2021?
Для проактивной выплаты имеет значение не год рождения, а год обращения за пособием. Если мама по какой-то причине не получила единовременное пособие за ребенка, рожденного в 2021 году, работодатель может инициировать его выплату в 2022 году — уже по новым правилам.
Оцените статью:
[Всего голосов: 0 Средняя оценка: 0]
Электронные больничные: инструкция для работодателя
Электронные больничные обязательны для всех компаний и ИП. В статье — что делать работодателю и как внедрить работу с ними в компании
Леонид Яковлев
Эксперт по праву
Поделиться
Электронные больничные обязательны для всех компаний и ИП. В статье — что делать работодателю и как внедрить работу с ними в компании
Леонид Яковлев
Эксперт по праву
Поделиться
Когда сотрудник заболел, получил травму или ушел в декрет, он может взять больничный и получать пособие. Для выплат ему нужно оформить листок нетрудоспособности. Это документ, который врачу нужно заполнять строго по правилам, ошибаться в нем нельзя.
Разбираемся, как заполнить и отправить электронный листок нетрудоспособности в Социальный фонд России — СФР.
Электронный лист нетрудоспособности, или ЭЛН, — это такой же больничный лист, как и на бумаге, только он заполняется и хранится в сети, а для работы с ним нужны специальные программы.
Чтобы работать с ЭЛН, нужна квалифицированная электронная подпись и соглашение с СФР о работе с электронными больничными. Сотрудники могут уточнять сведения об электронных листках нетрудоспособности и информацию о сумме назначенного им пособия в личном кабинете на сайте СФР.
Электронный больничный лист создали для того, чтобы упростить работу врачам, работодателям и СФР. К тому же это удобно еще и для работника: ему не надо носить везде бумажный документ.
Работодателю это тоже удобно: достаточно один раз подключиться к системе, а дальше вы будете экономить время бухгалтера и сотрудника, который взял больничный. К тому же электронные больничные нельзя подделать. Соответственно, не придется возвращать деньги фонду, как это бывало с бумажными листками.
Кроме скорости, для работника есть еще один плюс: он может в любой момент узнать, какая выплата ему положена. А фонду проще контролировать листки нетрудоспособности, и ошибок становится меньше.
Как любые электронные документы, электронные больничные не нужно распечатывать и хранить, и их невозможно потерять или испортить.
Больничный лист позволяет работнику получить выплату по болезни, травме или в связи с декретом. По закону первые три дня болезни или травмы оплачивает работодатель, остальные дни — СФР. Если заболел член семьи, например ребенок сотрудника, фонд оплатит пособие начиная с первого дня.
Ниже рассмотрим схему, как компания, сотрудник, врач и СФР работают с больничным.
Сотрудник обращается за помощью в медицинское учреждение, в день обращения ему открывают больничный лист.
Врач открывает больничный лист в день обращения. Заполняет свою часть листка в электронной системе СФР: вводит ФИО и дату рождения работника, сроки и код нетрудоспособности. Еще указывают название медучреждения, ФИО и специальность врача. ЭЛН подписывается квалифицированной электронной подписью врача.
Работодатель. Номер ЭЛН сотрудник узнает в личном кабинете на сайте СФР и сообщает работодателю, чтобы обосновать причину отсутствия на работе.
Социальный фонд России. Рассчитывает и выплачивает пособие по больничному листку работнику сразу на карту.
Правила, по которым нужно передать сведения о застрахованных лицах, описаны в постановлении правительства. Чтобы получать пособие, сотрудник должен в момент трудоустройства сообщить работодателю:
- свои личные данные;
- как он хочет получать пособие — например, на банковский счет.
Работодатель должен передать эту информацию в СФР — в течение трех рабочих дней с момента получения. Раньше для этого сдавали отчет СЗВ-М. В 2023 году вместо него сдают отчет «Персонифицированные сведения о физических лицах».
Любая компания или ИП могут работать с больничными в электронном виде. Для этого нужно зарегистрироваться в системе соцстрахования и получить квалифицированную электронную подпись, если ее еще нет.
Заключить соглашение об информационном обмене с социальным фондом. Соглашение оформляют на бумаге и направляют в региональное отделение фонда заказным письмом. В отделении сотрудники подпишут соглашение, после этого можно работать с фондом удаленно. Соглашение можно скачать на сайте СФР.
Зарегистрироваться в системе. Для регистрации и входа в кабинет страхователя нужна учетная запись компании или ИП на портале госуслуг. Поэтому сначала зарегистрируйтесь там и подтвердите ее с помощью электронной подписи. Если уже зарегистрированы, то можете сразу заходить в личный кабинет страхователя на сайте СФР.
Взять номер больничного у сотрудника. Сотрудник узнает номер больничного от врача или в личном кабинете на сайте СФР и передаст его работодателю.
Получить из СФР предзаполненные сведения, проверить и отправить обратно. Для назначения больничных и декретных одновременно с сообщением о закрытии электронного больничного фонд может направить работодателю запрос на предоставление сведений, необходимых для расчета. Их состав зависит от вида пособия. Ответить на запрос нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения данных о закрытии электронного больничного.
Электронный листок нетрудоспособности можно распечатать в личном кабинете СФР. Для этого достаточно нажать соответствующую кнопку. По закону распечатывать и хранить электронные больничные не нужно. Все данные хранятся в системе СФР.
СФР внимательно следит за достоверностью и полнотой данных, которые получает от работодателей. Например, фонд может устроить перекрестный запрос сведений в налоговой или других госорганах.
Работодатель может получить штрафы:
- за отказ в передаче документов — 200 ₽ за каждый документ;
- за передачу неверных данных — 20% от переплаты, но не меньше 1000 и не больше 5000 ₽;
- за передачу сведений с опозданием — 5000 ₽.
Если фонд получит от работодателя неверные данные и назначит излишние суммы пособия сотруднику, возмещать деньги фонду будет работодатель.
- Получить квалифицированную электронную подпись, если ее не было.
- Зарегистрироваться на портале госуслуг и на сайте СФР.
- Заключить соглашение с фондом.
- Знать номер больничного или СНИЛС сотрудника.
Уже больше года нельзя выбрать, получать больничные листы в электронном виде или бумажном, поскольку их оформляют преимущественно онлайн. Власти таким образом упростили взаимодействие между лечебным учреждением, работником, работодателем и Социальным фондом. И если работникам такое новшество очень удобно: от них практически ничего не требуется, то компаниям необходимо научиться работать по действующим правилам.
Бумажные и электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) обладают одинаковой юридической силой, что закреплено Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ. Но выписывается он только в каком-то одном формате (часть 2 статьи 1 и часть 5 статьи 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, пункт 1 статьи 15 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). То есть болеющий сотрудник не сможет получить цифровой и бумажный варианты одновременно.
Что собой представляет электронный листок
Хотя с 1 января 2022 г. почти всем оформляют документ онлайн, чем отличается электронный больничный от бумажного, многие сотрудники и работодатели не знают. Чисто внешне они весьма схожи, поскольку в обоих форматах содержатся одинаковые ячейки для заполнения. Основное отличие заключается в том, что ЭЛН заполняется в специальной программе, а бумажный документ — вручную. Есть разница и в правилах хранения.
Так выглядит бумажный листок нетрудоспособности:
А это образец электронного больничного листа из личного кабинета вымышленного предприятия:
Для сведения: коды причин нетрудоспособности в больничных листах
Как пользоваться электронными больничными
В оформлении и оплате электронных больничных листов задействованы три инстанции:
- лечебное учреждение;
- работодатель;
- Социальный фонд.
Если хоть одно звено из этой цепочки не подключено к ЕИИС «Соцстрах» (Единая интегрированная информационная система), оформить цифровой документ не получится. Вот как перейти на электронные больничные листы работодателю:
- Заключить соглашение о взаимодействии с региональным отделением Соцфонда.
- Зарегистрироваться в ЕИИС «Соцстрах». Это наиболее удобный вариант, поскольку через эту систему работодателю приходят уведомления обо всех изменениях, связанных с больничным, — открытие, продление, закрытие, аннулирование. Но компания вправе работать и через оператора ЭДО, бесплатную программу Соцфонда или личный кабинет страхователя на портале госуслуг.
- Обучить (при необходимости) бухгалтера пользоваться новой программой и получить для него цифровую подпись.
- Установить ПО для проверки подлинности цифровой подписи.
Работодатель не обязан сообщать сотрудникам о работе с онлайн-больничными, поскольку это и так предусмотрено законом.
Если подготовительные мероприятия завершены, разберемся, как работает электронный больничный лист на практике:
- Врач формирует листок нетрудоспособности и отправляет его в ЕИИС «Соцстрах».
- Заболевший работник получает от врача уникальный номер.
- Работник передает номер в бухгалтерию. Либо Соцфонд самостоятельно уведомляет работодателя об открытии листка нетрудоспособности.
- Нет необходимости разбираться, как получить электронный больничный лист работодателю: он доступен в системе «Соцстрах» или личном кабинете страхователя по полученному номеру или СНИЛС работника. Бухгалтеру остается заполнить необходимые поля. Обычно часть сведений заполнена автоматически, но их все равно следует проверить, и, при необходимости, исправить.
- После заполнения бухгалтером и подписи листок поступает в Соцфонд.
- Фонд занимается расчетом и выплатой пособия самостоятельно.
Если работник во время болезни фактически трудился, работодатель оплачивает отработанные дни, а не выплачивает пособие. В таком случае при поступлении запроса от Соцфонда о передаче необходимых сведений бухгалтер обязан указать, что пособие не положено.
Удобный сервис: онлайн-калькулятор для расчета больничных
Как заполнять больничные по новым правилам
В Приказе Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н содержится подробная инструкция по заполнению электронного листка нетрудоспособности в текущем году. Работодатель заполняет только ту часть, которая ему доступна. Как и в прежнем, бумажном, бланке, необходимо указать:
- средний заработок для начисления пособия;
- страховой стаж;
- сумму к выплате;
- дату начала работы.
В инструкции указано, что делать с электронным больничным листом работодателю, если допущены ошибки при заполнении. Если они выявлены самим бухгалтером, документ заново заполняют и отправляют в Соцфонд с пояснением причины неточности. Если ошибки выявили сотрудники фонда, они направят запрос с просьбой уточнить сведения.
Чтобы корректно заполнить документ, установите актуальное программное обеспечение и пакет обновлений к нему. После окончания заполнения документ сохраняется, заверяется ЭЦП и автоматически отправляется в Соцфонд.
Что касается порядка оплаты цифрового листка нетрудоспособности, то он традиционный: работодатель перечисляет пособие за первые 3 дня болезни в ближайший расчетный день, остальное платит Соцфонд в течение 10 дней после получения необходимых сведений.
Подробнее: сколько может длиться больничный и в какие сроки должен быть оплачен
Печатать или нет
Что написано пером, не вырубишь топором. Такой истины придерживаются на большинстве предприятий, поэтому как распечатать электронный больничный лист, знают практически все кадровики и бухгалтеры. А надо ли печатать? Ответ на официальном сайте Соцфонда гласит: распечатывать и хранить копию ЭЛН не нужно. Цифровой документ имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, но он, в отличие от традиционного варианта, хранится в информационной системе «Соцстрах».
Больничные на Госуслугах
По информации Минцифры, гражданин имеет возможность посмотреть свой электронный больничный лист в любое удобное время через мобильное приложение или на сайте Госуслуги. Пользователи уже получают уведомления об изменении статуса ЭЛН: открытии, продлении, закрытии и т. д. В личном кабинете хранятся:
- номер документа;
- данные врача;
- сведения о медицинском учреждении;
- данные о периоде нетрудоспособности.
Плюсы использования
Преимущества электронных больничных показал 2020 год, когда из-за пандемии коронавируса листов нетрудоспособности было очень много.
Бумажные бланки относят к документам строгой отчетности со спецзащитой. Их производство является весьма затратным, а потеря или порча доставляет хлопоты врачам, пациентам и работодателям. Цифровые бланки сокращают затраты на печать бумажных носителей, позволяют «безболезненно» исправить допущенные ошибки.
Если используется ЭЛН, сводится к минимуму возможность подделки листка нетрудоспособности. Хотя большинство правонарушений в этой области связаны не с подделкой, а с выпиской не обоснованных болезнью работника документов, вопрос, как проверить электронный больничный лист на подлинность, теряет актуальность. Контакт пациента с этим документом сводится к минимуму, и внести правки в него у работника не получится.
Надо знать: как проверить больничный лист на подлинность
Еще один плюс — сокращается количество работы для кадровиков. Им больше не надо заботиться о передаче бумажных документов в госорганы, проверять их подлинность и обеспечивать их надежное хранение.
Это лишь некоторые преимущества электронных больничных. Добавьте еще сокращение времени на обработку и получение документации, что немаловажно при работе предприятия в современных условиях.