Приводим несколько вариантов формирования должностных инструкций в дела, а также на примерах показываем, как отражать выбранный вариант в номенклатуре дел.
Ситуация
Пожалуйста, помогите разобраться. Как включить в опись дел по личному составу индивидуальные должностные инструкции? По году, в котором были заменены на новые, или по году утверждения?
О сроке хранения должностных инструкций
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.
Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.
Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.
Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.
Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.
В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443.
И если сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми, то в соответствии с уже недействующим Перечнем 2010[2] они имели постоянный срок хранения, а значит, их следовало включать в опись дел постоянного хранения.
Как формировать должностные инструкции в дела?
Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:
- Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
- Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
- Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
- При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).
С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй.
[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016); утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964).
[3] См. п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 12, 2021.
В процессе работы любой организации, в том числе ИП, образуется определенная документация. Некоторые из важных бумаг, касающихся основных приказов, учета и работы с кадрами, требуют длительного хранения. Сохранить и систематизировать документы без архива практически невозможно. В статье — пошаговое руководство, как создать архивы документов.
Кому нужен архив документов организации
Госорганы, в том числе муниципальные и городские районы и округа обязаны создавать архивы (ст. 13 Закона от 22.10 2004 №125-ФЗ). При этом для всех организаций и предпринимателей, которые ведут бизнес без оформления юрлица, создание архива — право, а не обязанность. То есть для таких компаний и граждан наличие хранилища для документов необязательно.
Вместе с тем любые компании и ИП обязаны беречь важную документацию во время обозначенного срока их хранения (ст. 17 Закона №125-ФЗ). Организация работы архива организации, таким образом, имеет прямую связь с обеспечением сохранности документов и нужна всем, кто занимается бухгалтерией и имеет сотрудников.
|
Важно! Для ИП, должностных лиц и компаний неправильное обращение с архивными бумагами является административным правонарушением (ст. 27 Закона №125-ФЗ). Штраф составляет от 1 000 руб. для граждан, от 3 000 руб. для должностных лиц и от 5 000 рублей для организаций (ст. 13.20 КоАП РФ). |
Основные правила архивов организаций
Архивным документом считается любой носитель, в котором есть ценная для отдельного человека, общества или государства информация. То есть, любые деловые бумаги, которые важны для дальнейшего хранения. Они должны иметь специальные реквизиты, которые позволяют провести идентификацию (ст. 3 Закона №125-ФЗ).
Прежде чем организовать архив документов, важно ознакомиться с актуальной нормативной базой.
- Основной документ — Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
- Виды документов и сроки их хранения утверждены Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — Перечень).
- Инструкция по применению Перечня находится в Приказе Росархива от 20.12.2019 №237 (далее — Инструкция №237).
- Правила для создания архивного фонда утверждены Приказом Минкультуры от 31.03.2015 №526 (далее — Правила №526).
- Образец положения об архиве дает Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42.
Архив принимает, учитывает и хранит бумаги компании со значимой информацией. Сотрудники архива, кроме этих обязанностей, также должны выдавать документы по письменной просьбе сотрудников или проверяющих инспекторов. Но чаще архивариусы дают унифицированные выписки-справки.
Хранение документов в архиве организации
Один из основных этапов подготовки к созданию архива — инвентаризация деловых бумаг и определение времени их хранения. В Перечне Росархива есть все типовые формы документов с обозначением этих сроков.
|
Обратите внимание! В архив сдают документы, которые хранятся дольше 10 лет (п. 2.3 Правил №526). Если срок по номенклатуре меньше, то они находятся до его истечения у специалистов структурных подразделений. Далее их уничтожают по акту экспертной комиссии. |
Инструкция №237 жестко обозначает временные рамки хранения различной документации. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение об уничтожении дел раньше указанного срока или сокращении времени их хранения. В противном случае проверяющий инспектор может назначить административное наказание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 КоАП РФ).
Решение о продлении срока хранения бумаг допустимо, но его принимает только специальная экспертно-проверочная комиссия. В Перечне около некоторых документов стоит знак ЭПК. Если они важны для организации, эксперты могут установить новое время хранения.
Постоянно хранятся уставы, положения, коллективные договоры, штатные расписания, отчеты бухгалтерии за год, протоколы собраний трудовых коллективов, документы о реорганизации и ликвидации, а также приказы по основной деятельности. Отдельно следует выделить основные документы по личному составу. После увольнения сотрудника их следует хранить 75 или 50 лет. Первый случай касается завершенного делопроизводства до 1.01.2003 года, второй — после этой даты (статья 22.1 Закона № 125-ФЗ).
Отсчет срока хранения начинается с каждого года, который следует за годом окончания делопроизводства или завершения ведения книг / реестров. По прошествии определенного периода подлинники архивариус сдает в госархив для дальнейшего хранения. Обычно сроки временного хранения таких бумаг в организации оговариваются в соглашении с муниципальными (районными) архивами.
Правила учета дел
Учет документов в архиве организации проводят строго в соответствии с Правилами Минкультуры. Дела разделяют на три вида: постоянного, временного (более 10 лет) хранения и документы по личному составу уволенных работников. Их регистрируют и хранят отдельно друг от друга.
В приложениях к Правилам №526 есть все образцы обязательной документации, применяемой в архиве: книги учета поступления и выбытия дел, листов-заверителей, описей и их реестров, номенклатуры, а также листов фондов.
Каждое дело получает учетный номер, который облегчает поиск и систематизацию томов. При любом перемещении документа архивариус вносит запись в книгу учета. Раз в год данные придется сверять и составлять акт проверки архивного фонда. Ответственный сотрудник должен выяснить, не были ли утеряны дела и в каком состоянии они находятся.
Как организовать архив с нуля
Прежде чем начать организацию архива, понадобится оборудовать помещение. Оно должно соответствовать условиям Правил №526. Исключение: ИП и коммерческие компании. Для них не обязательно выделять отдельную комнату под бумаги.
Требования к помещению для архива:
- Под архив освобождают отдельное помещение из нескольких комнат. Оно должно находиться в административном корпусе, но не на чердаке или в подвале.
- В хранилище ставят специальное оборудование (стеллажи и шкафы из металла).
- Помещение должно быть темным, сухим, с достаточной вентиляцией и запасным выходом и отвечать всем правилам противопожарной безопасности.
- Доступ к хранилищу ограничивают для обеспечения защиты персональных данных. Это важно, так как штрафы за утечку информации или исчезновение важных дел достаточно высокие.
Пошаговый алгоритм организации архива
- Разработайте положение, регулирующее правила архива организации (на основе Приказа Росархива от 11.04.2018 № 42). С локальным актом ознакомьте ответственных за архив, а также тех, кто будет непосредственно участвовать в его работе (например, сотрудников, ответственных за сдачу бумаг).
- Издайте приказ о назначении ответственного за работу архива. В небольших организациях эти функции может выполнять делопроизводитель или специалист по кадрам. Образец приказа скачайте по ссылке.
- В крупных компаниях с большим штатом лучше создать отдельное структурное подразделение и должность архивариуса. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Образец трудового договора с архивариусом скачайте по ссылке.
- Сформируйте должностную инструкцию под новую должность с прописанными правами и обязанностями. Пример должностной инструкции скачайте по ссылке.
- Выпустите приказ о создании экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов. Впоследствии собирайте ЭПК ежегодно. Образец приказа скачайте по ссылке.
- Комиссия проведет инвентаризацию и определит ценность документации и сроки ее хранения, опираясь на информацию из Перечня Росархива.
- Чтобы создать архивы документов, на основании актов экспертизы формируется номенклатура дел организации.
- Утвердите график по передаче дел в архив.
Советы по правилам изменения штатного расписания при введении в него новой должности читайте в нашей статье.
|
|
Важно! В Перечне перечислены обобщенные формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и конкретизировать их в номенклатуре. Время хранения указывают, ссылаясь на статью Перечня. |
Организация передачи в архив организации документов
Ответственные сотрудники готовы сдать завершенную документацию. Но предварительно ее нужно подготовить к передаче. В архив принимаются только полностью оформленные дела по обозначенным Правилами унифицированным формам.
- Дело собирают из определенных документов, связанных одной темой или сферой деятельности (например, приказы по личному составу)
- Листы складывают в хронологическом порядке и нумеруют простым карандашом.
- Готовое дело сшивают в картонную папку и наклеивают на нее обложку по образцу.
- Работник составляет внутреннюю опись.
- В описи он отмечает подразделение, заголовок документа, даты его ведения, количество листов и срок хранения.
- В примечаниях при необходимости указывают на физическое состояние бумаг, количестве копий или перемещении документа.
Такая процедура происходит ежегодно. Обычно основанием становится приказ директора. Обратите внимание, что срок сдачи бумаг, завершенных в делопроизводстве, — не ранее года, но не позднее 3 лет (п. 4.1 Правил №526).
В конце описи пишут общее количество принятых дел (цифрами и прописью), при наличии — пропущенные листы и дату передачи. Архивариус и ответственный сотрудник ставят свои подписи в строках «Передал — Принял».
|
|
Важно! Дела сотрудников сшивают в отдельные тома по каждому личному делу. Расположение страниц идет строго в хронологическом порядке — от приказа о приеме до увольнения. Перед передачей дела в архив уберите из него все копии персональных документов и уничтожьте их. |
Как создать электронный архив документов
Электронный документооборот давно успешно применяют для внутренней и внешней деловой переписки. Тем не менее, оцифровка архивных фондов пока мало распространена.
Подробные разъяснения по созданию цифровых хранилищ дается в материале «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах», Росархив, ВНИИДАД. — М., 2013 г.
Электронный архив организации формируется по тем же правилам, что и бумажный. Но есть некоторые нюансы, связанные с особенностями цифровых носителей:
- Электронные дела, так же как и бумажные, передают по описи. Но вместо количества листов ответственный исполнитель указывает объем файла в Мб.
- Вся информация записывается в двух экземплярах: на основной и рабочий накопители. Желательно хранить экземпляры отдельно и на разных типах носителей.
- Архивариус заводит отдельную книгу учета для контроля поступления и перемещения электронных дел. В этой книге кроме основных отметок, заполняется графа «формат / тип носителя».
- Организация должна будет закупить отдельную технику, чтобы просматривать и копировать документы, а также выбрать подходящую программу. Такой продукт, среди прочих, есть у фирмы «1С» — «1с: Архив».
|
|
Обратите внимание! Минцифры собирается выпустить в конце 2022 года единую платформу для хранения электронных архивов (ЦХЭД). Это позволит упорядочить и автоматизировать процесс учета и передачи дел на хранение из ведомств в Государственный архив. Практика единой площадки по ЭДО доказала свою эффективность на примере сервиса СЭД «ДЕЛО». |
Что нужно сделать для создания электронного архива, пошагово:
- Определитесь с выбором программы и системой хранения электронного документооборота.
- Разработайте номенклатуру дел, выберите документы, которые нужно оцифровать в первую очередь и менее важные.
- Закупите технику и электронные накопители разных форматов (диски, флешки).
- Добавьте во внутреннее положение об архиве раздел с требованиями к учету и хранению электронной базы данных.
- Проведите инвентаризацию имеющегося бумажного архива. Приоритет в оцифровке делайте для более свежих дел и материалов, срок делопроизводства которых только что истек.
- Выбранные документы отсканируйте и переместите на носители.
- Добавьте их в программу для централизованного хранения архивных материалов.
- Назначьте ответственного за формирование электронного архива. Имейте в виду, что периодически нужно будет проводить профилактику от вирусных программ.
У электронного архива есть весомые преимущества перед материальным хранением дел. В первую очередь это экономия места и бумаги, как и возможность быстрее найти запрашиваемую информацию. Такой вариант подойдет небольшим организациям, которым сложно организовать отдельное хранилище. В отличие от бумажных носителей, электронные документы не портятся со временем, невозможно потерять часть листов.
Тем не менее, носители информации могут размагнититься или повредиться при использовании. Поэтому Правила (пп 2.30–2.35) требуют завести не меньше двух накопителей и хранить такие документы отдельно от бумажных дел. Каждые 5 лет архивариус должен проверять техническое состояние накопителя и при необходимости перезаписывать информацию. То же самое нужно сделать, если изменился формат воспроизведения. Например, в организации перешли на более современное оборудование.
|
Должностные инструкции |
|||
|
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности |
Организации |
3 года после замены новыми |
ст. 442 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Должностные регламенты (инструкции) работников |
Организации |
50/75 лет <2> |
ст. 443 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями:
— в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела?
— где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними?
— возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Вопрос в тему
Подскажите, в каком порядке подшиваются документы в личное дело сотрудника, если этот сотрудник не госслужащий? Например, сотрудник ООО.
Правила формирования личных дел для коммерческих организаций нормативно не установлены (т.к. они не обязаны их вести), поэтому почти все организации обычно придерживаются традиционно сложившихся правил, основы которых были закреплены еще Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), а в качестве современного примера берут основанное на этой же традиции делового оборота Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, которое утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
В настоящее время государственные органы, органы местного самоуправления и организации предпочитают вести личные дела на все категории работников.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит и оригиналы, и копии документов, документы с разными нормативными сроками хранения, документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации.
В составе личного дела документы формируются в логическо-хронологической последовательности. В отдельную папку вкладываются для каждого работника:
- внутренняя опись документов личного дела 1;
- лист ознакомления с документами личного дела (как факультативный документ);
- дополнение к Личному листку по учету кадров (Анкете), которое является документом свободной формы: на листе бумаги может быть оформлено только название данной разновидности документа, в последующем на нем в хронологическом порядке будут фиксироваться те сведения (приказ или иной документ, дата и номер), которые дополнят или изменят анкетные данные, включая сведения об изменении фамилии, места жительства, изменениях в составе семьи, об образовании, повышении квалификации, аттестации, о временных переводах и т.п.;
- заявление о приеме на работу/назначении на должность/заключении трудового договора (сейчас этот документ стал не обязательным к оформлению, но большинство кадровых служб просит его составлять, как и во всех других ситуациях, когда требуется письменное согласие работника);
- Личный листок по учету кадров или Анкета установленного в организации формата с фотографией 2;
- автобиография (оформляется в основном для руководителей организации; для рядовых работников – при необходимости);
- характеристика, представление или рекомендации (факультативные документы, не являются обязательными), в особых случаях – направление на работу (для молодых специалистов, участников специальных федеральных и региональных программ обеспечения кадрами и т.п.);
- уведомление работника о целях обработки его персональных данных;
- согласие работника на обработку персональных данных;
- копии документов об образовании, специальности и квалификации (возможна практика раздельного хранения копий персональных документов и вне личного дела по методике обезличивания персональных данных);
- трудовой договор (экземпляр работодателя, на котором помимо подписи работника как стороны договора должна быть оформлена отметка о том, что он получил свой экземпляр этого документа (также под подпись));
- соглашение о конфиденциальности/неразглашении информации, которая может стать известной сотруднику в процессе выполнения его трудовой функции (экземпляр работодателя);
- копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении, проставленной работником;
- экземпляр или копия должностной инструкции с отметкой об ознакомлении и получении экземпляра/копии работником (экземпляр работодателя, при необходимости, особенно если оформляется индивидуальная должностная инструкция).
Все экземпляры документов, принадлежащие работодателю как стороне трудового договора, в настоящее время рекомендуется хранить в составе личного дела, т.к. все обязательные доказательства трудовых отношений удобнее формировать, хранить, обрабатывать и защищать информацию в одном месте.
Листы документов, собранные в комплекс в логической последовательности и необходимые для заключения трудового договора, нумеруются в валовом порядке (карандашом в правом верхнем углу), и номера листов вносятся во внутреннюю опись документов личного дела, которая начинает оформляться сразу же после заключения трудового договора.
А далее в прямой хронологической последовательности в личное дело формируются по мере их составления все документы/копии, отражающие все изменения трудового договора и развитие трудовых отношений с работником, например:
- предложения и уведомления работодателя об изменении условий трудового договора (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении или с актом (либо соответствующей отметкой на уведомлении) об отказе работника от ознакомления);
- заявление работника о постоянном переводе на другую работу (т.е. письменное согласие работника);
- дополнительные соглашения к трудовому договору (экземпляр работодателя с такой же отметкой работника о том, что он получил экземпляр документа);
- копия приказа о постоянном переводе работника (с отметкой об ознакомлении работника);
- акты приема-передачи дел работником по прежней и текущей должности (экземпляры работодателя с подписью работника и отметкой о том, что экземпляр акта он получил на руки);
- другие подлинные документы или копии с подписью работника и/или его отметкой об ознакомлении, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника (копии дипломов и свидетельств, выписки из протоколов аттестации,…
Содержание
- Зачем требуется процедура
- Какие документы сдаются на хранение
- Как подготовить документы к сдаче
- Граничные сроки
- Общий порядок передачи бумаг на хранение
- Уничтожение дел
- Оформление обложки при смене названия
- Определение законченности сводной описи
- Включение электронных баз данных
- Организация архивного помещения на предприятии с нуля
- Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде
- Кому нужен архив документов организации
- Основные правила архивов организаций
- Хранение документов в архиве организации
- Правила учета дел
- Пошаговый алгоритм организации архива
- Как создать электронный архив документов
Создание репозитория с нуля — мучительный проект. В процессе деятельности каждая компания накапливает множество документов, которые сложно идентифицировать без систематизации. К архивированию документов привлекаются сотрудники компаний, специализирующихся на архивировании, или обращаются к специализированным компаниям, предоставляющим такие услуги.
Хранилище может быть самостоятельным подразделением компании или частью отдела управления делами.
Для целей архивирования должен быть создан журнал регистрации. В него записываются все лица, имеющие доступ к архивной информации. Всегда записывается дата выдачи и дата возврата.
Файлы хранятся в соответствии с номенклатурой, в которой они были первоначально представлены. Например, если коносамент создан в электронном виде с цифровой подписью, его не нужно распечатывать и заново заверять для хранения. В следующем разделе описано, как правильно подшивать документы в бумажной или компьютерной организации.
Зачем требуется процедура
Архивирование — это способ решить проблему хранения публикаций, упорядочить их для удобства работы и быстро найти нужный бланк. Это не только юридическое обязательство, но и практическая необходимость. В процессе деятельности компании накапливается огромное количество различных публикаций, которые со временем становится трудно просматривать.
Системы управления документами похожи, хотя существует несколько типов функциональности хранения. Ведение файлов в классе — это интенсивность работы. Чтобы соответствовать требованиям законодательства и линиям управления файлами, необходимо знать все оттенки процесса.
Правильно применяемая система налаживает производительный труд во всех подразделениях компании и позволяет выстроить эффективную экономическую деятельность.
Какие документы сдаются на хранение
Перечень изданий, подлежащих архивному хранению, утвержден приказом Федеральной архивной службы № 236 от 20 декабря 2019 г. Этот приказ определяет допустимый срок хранения, в течение которого эти экземпляры должны быть уничтожены. Весь перечень можно условно разделить на три основные группы
- Временные — документы, связанные с приказами и распоряжениями, нормативными актами, реорганизацией компании, общением с партнерами и контрагентами. Они хранятся до 10 лет.
- Долгосрочные — кадровые, аккредитационные, документы о начале и прекращении профессиональной деятельности, архивы документов, защита и резервное копирование данных, технические и финансовые бюллетени. хранятся более 10 лет.
- Постоянные — законодательство, учредительные документы, реестр, каталоги продукции, прайс-листы, акты об уничтожении, номенклатура, инвентаризация, отчеты и другие публикации. Они поддерживаются в актуальном состоянии на предприятии.
«Устаревшие» издания используются до тех пор, пока не будут заморожены. Срок их службы не превышает одного года.
Как подготовить документы к сдаче
По закону, перед передачей в архив содержание должно быть подготовлено. Под подготовкой понимается обработка в соответствии с правилами. Неправильная подготовка может привести к санкциям со стороны проверяющих органов. Подготовке подлежат электронные и печатные копии. Особенности процесса зависят от типа дела.
При работе с ценными бумагами, которые постоянно хранятся в течение длительного периода времени, необходимо соблюдать осторожность. Необходимо принять меры для того, чтобы копии сохранили свою целостность и безупречный внешний вид, а также избежать случайных повреждений или кражи. Это должно быть определено с самого начала, когда документы принимаются в организации.
- В офисах компании, в
- В электронных хранилищах, и
- во внешние компании.
При офисном хранении карманы должны храниться в месте, соответствующем параметрам влажности и температуры. Они хранятся на полках в специальных коробках.В случае обслуживания Ou t-O f-Office подготовка практически не требуется. Большую часть работы по архивированию выполняет компания, предоставляющая эту услугу.
Подготовка файлов к цифровому архивированию заключается в оцифровке бланков в соответствии со структурой, основанной на определенных функциях, и размещении их в системе. Это позволяет быстро найти то, что вы ищете.
Граничные сроки
В соответствии с правилами архивирования документов в организации, до сдачи в архив они хранятся в запертых шкафах или отдельных офисных помещениях. Сотрудники несут ответственность за сохранность файлов. Передача дел осуществляется по АКТу; в 2020 году были внесены изменения в сроки хранения. В зависимости от типа документа сроки следующие
- 1 год — заявления сотрудников о предоставлении копий или информации; и
- 3 — консенсус по обработке персональных данных, предупреждения, уведомления работников, дисциплинарные взыскания
- 5 — о мерах по улучшению условий труда в соответствии с ключевыми документами, учетной политикой, счетами, передачей и поступлением имущества, реестром, справками, отчетами, отсрочками, реестром персонала, отчетами с участием реестра, архивными инструкциями.
- 10-Дефекты, кредитные и заемные договоры, мобильная недвижимость, аренда, ковенанты
- 15- Договоры о собственности, паспорта сделок, реестр
- 45- реестр и документация по авариям и событиям; и
- 50-75-годовые и квартальные взносы на страхование, взносы, справки 2-НДФЛ, если у работника нет лицевого счета, трудовое и гражданское право, спецоценка, трудовые соглашения, соглашения о расторжении и переводе.
Согласно правилам хранения архивных документов, срок хранения исчисляется с момента утраты силы или завершения публикации до замены расследования и решения по делу новым. Как правило, срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором закончилось использование. Если для одного и того же экземпляра установлено много разных сроков, следует выбрать максимальное значение.
Из этого правила есть исключения. Некоторые формы бухгалтерского учета, например, амортизации, охраняются с даты выбытия объекта; помните, что издания от 1 января 2003 года хранятся 75 лет. Формы с более ранними датами хранятся в течение 50 лет.
В организации существуют категории, для которых установлены особые сроки хранения документов. Такие папки помечаются соответствующим образом. ‘Постоянно’, ‘Клиринг компании’, ‘EPC’ и т.д.
Общий порядок передачи бумаг на хранение
Очень важно, чтобы перед сдачей в архив папки проверялись на правильность и соответствие номенклатуре. Недостатки устраняются сотрудником, ответственным за эти документы. Если обнаруживается, что данные отсутствуют, принимаются меры по их выявлению и восстановлению в соответствии с законодательными требованиями к архивному хранению документов.
Сдача архивариусу проводится в присутствии лица, ответственного за формирование и сохранность дел подразделения или лица, сдающего на охрану. По окончании описи на каждом экземпляре записывается номер и количество переданных копий, а также недостающие данные из номенклатуры. Процесс архивирования также является обязательным, если компания подлежит ликвидации.
За сдачу отвечает председатель ликвидационной комиссии.
Уничтожение дел
Уничтожение просроченных изданий осуществляется по специальной процедуре. Каждое подразделение составляет список объектов, подлежащих уничтожению, на основе оценки стоимости. Акт об изъятии и уничтожении включает соответствующие документы, срок действия которых истекает до 1 января текущего года.
Например, периоды преследования до января 2021 года не могут быть зарегистрированы в актах, созданных в 2021 году. Ответ на вопрос, как сдать документы в архив организации, должен быть отмечен в справке, если основные бухгалтерские и учетные документы действительно изъяты. Необходимо приложить контрольные проверки проверяющего органа по соблюдению налогового законодательства.
Публикации не могут быть изъяты только на основании номенклатуры или фондовых дел. Чтобы убедиться, что все сроки уничтожены, проверяется содержание файлов до страниц. Иногда в таких папках по неосторожности оказываются долговременные или постоянные документы.
Следует помнить, что мы несем административную ответственность за их преждевременное уничтожение. Листья уничтожаются с помощью уничтожителей, имеющих не менее трех категорий безопасности. Измельченный материал отправляется в соответствующую компанию по переработке.
Оформление обложки при смене названия
Формы в папках классифицируются в соответствии с номенклатурой. Порядок классификации документов для архивной работы соответствует определенной системе: хронологический, алфавитный, тематический, предметный или другой порядок, утвержденный компанией. После упорядочивания папок можно приступать к оформлению.
Обложка должна содержать следующую информацию
- Название компании и структурная посылка
- индекс папки, номер части или тома, если их много, и
- Срок хранения: «может храниться бессрочно» и особые отметки — исключительные случаи.
- Количество листов и срок годности тома.
Если предприятие изменило название, в скобках указывается старая версия, а ниже отмечается измененная версия. Могут быть введены внутренние приложения после последней даты. В таких случаях ниже этой строки приводится форма: «Папка содержит документы давней давности…». .
В варианте, состоящем из многих конвертов, на обложке под общим заголовком перечисляются все тома. Если вы комплектуете папки организации, а затем передаете содержимое на хранение за пределы предприятия, на обложке необходимо предусмотреть место для создания соответствующей записи. Если обложку необходимо заменить, новую обложку следует пришить к старой.
Определение законченности сводной описи
Для поддержания файла после оценки создается опись. Это отчет обо всех предметах, переданных в архивную коллекцию за 10 лет. На каждый вид дела составляется отдельная опись с последовательной нумерацией для упорядочения организации документов в деле. Она составляется ежегодно подразделением, в котором хранятся документы, по утвержденной форме.
После последней описательной записи указывается количество заголовков, их крайние номера и сведения о нумерации. К оглавлению может также прилагаться перечень сокращений и индексов. Если объем бланка небольшой, опись считается полной, если она содержит годовые модули за пять лет.
Каждый заполненный экземпляр нумеруется и имеет заключительную запись и заверение. В крупных хранилищах опись считается полной, если номер годового раздела превышает четыре цифры.
Включение электронных баз данных
Повышает эффективность работы компании. Автоматизация и ведение в цифровом виде облегчает навигацию, помогает быстро найти то, что ищешь, и снижает нагрузку на документооборот. Такие базы данных являются вспомогательными и содержат лишь часть информации, изначально сформированной в цифровом формате.
Ранее мы уже обсуждали, как можно архивировать документы в печатном формате. Хранение оцифрованной версии происходит по той же процедуре.
Электронный файл должен быть преобразован в требуемый формат и сохранен в защищенном zip-файле со всеми необходимыми метаданными; названия документов сроком до 10 лет могут храниться в информационной системе компании. Данные с более длительным или постоянным сроком хранения должны быть переданы в частное хранилище. Если данные удалены с компьютера, они составляются.
Если срок хранения формы не истек, копия не может быть уничтожена.
Организация архивного помещения на предприятии с нуля
Федеральный закон не требует, чтобы перед созданием хранилища с нуля. 22. 10.
2004, 125-ФЗ, определить, подходит ли оцифровка или бумага. Для печатных документов должны быть созданы подходящие условия влажности и температуры, чтобы защитить их от пыли и других негативных факторов, которые могут привести к износу. Процесс создания включает в себя следующие этапы
- Создание соответствующих корпоративных команд, и
- обучение номенклатуре, и
- определение условий, в которых будут храниться документы, и
- создание папок для каждого раздела в соответствии с архивным каталогом
- информирование сотрудников о правилах архивирования, и
- архивирование, и
- проведение инструктажа по инвентаризации и номенклатуре, и
- восстановление выявленных недостатков, и
- обучение правилам использования дискового пространства, лицензиям и ограничениям доступа; и
- упорядочивают файлы и переплеты файлов, присваивают важные категории.
Сотрудники хранилища ведут учет вновь заказанных файлов и не принимают самостоятельных решений об изъятии экземпляров в срок хранения для отбраковки. Решение об утилизации принимает комиссия, назначенная директором, и составляется акт об уничтожении. Передача файлов на внешнее хранение не входит в компетенцию.
Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде
- Сортировка документов по возрасту.
- Проведите инвентаризацию всех имеющихся предметов.
- Распределите бланки по папкам и установите обложки.
- Уничтожить неактуальные страницы, которые не имеют ценности и не должны сохраняться.
- Заносить версии в папки.
- Упорядочить файлы в соответствии с выбранными органами власти. Алфавитный порядок.
- Издает приказ, определяющий, какие сотрудники имеют доступ к хранилищу.
- Ведет досье на вновь заказанные объекты.
Кому нужен архив документов организации
Государственные органы, в том числе органы местного самоуправления, городские квартиры и губернии, обязаны создавать делопроизводство (статья 13 Закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года). В то же время для всех организаций и предпринимателей, ведущих бизнес без регистрации юридического лица, создание досье является правом, а не обязанностью. Другими словами, для этих компаний и граждан нет необходимости иметь хранилище документов.
Однако все предприятия и частные предприниматели обязаны хранить важные документы в течение определенного периода (статья 17 Закона № 125 ФЗ). Поэтому организация архива организации напрямую связана с сохранением документов и является обязательной для всех бухгалтеров и сотрудников.
Следует отметить, что небрежное обращение с архивными документами является административным правонарушением для индивидуальных предпринимателей, работников и компаний (ст. 27 Закона № 125 ФЗ). Штраф составляет от 1 000 рублей для граждан, от 3 000 рублей для работников и от 5 000 рублей для организаций (раздел 13. 20 КОАП РФ).
Основные правила архивов организаций
Архивные документы — это любые средства, содержащие информацию, представляющую ценность для человека, общества или государства. Другими словами, это специализированные документы, которые важны для сохранения в будущем. Они должны иметь конкретную информацию, которая их идентифицирует (статья 3 закона 125 фз).
Перед тем как организовать файл документов, важно ознакомиться с действующей нормативной базой.
- Основным документом является Федеральный закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.
- Виды документов и сроки их хранения утверждены приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года («Перечень»).
- Указания по применению Перечня содержатся в распоряжении Росархива от 20 декабря 2019 г.237 (далее — распоряжение № 237).
- Правила создания Архивного фонда утверждены приказом Министерства культуры от 31 марта 2015 г. № 526 (далее — Правила № 526).
- Образец правил учета указан в приказе Росалхива № 42 от 11. 04. 2018 года.
Архив получает, регистрирует и хранит документы компании вместе с соответствующей информацией. Помимо этих обязанностей, сотрудники архива должны выдавать документы по письменному запросу сотрудника или инспектора. Однако во многих случаях архивисты предоставляют унифицированные выписки и справки.
Хранение документов в архиве организации
Одним из основных этапов подготовки к созданию архива является определение описи документов компании и сроков их хранения; в каталоге Росархива содержатся все типовые формы документов с указанными сроками хранения.
Обратите внимание: документы, хранящиеся более 10 лет (пункт 2. 3 Правил № 526), должны быть представлены. Если срок по номенклатуре небольшой, то они хранятся у специалистов структурного подразделения до истечения срока хранения. После этого они уничтожаются актом экспертной комиссии.
Директива № 237 строго определяет сроки хранения различных документов. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение о преждевременном уничтожении документации или сокращении срока хранения. В противном случае инспекторы могут наложить административное взыскание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 ЗоЗПП).
Решения о продлении срока хранения документов допускаются, но только специальным комитетом экспертов и руководителей. Некоторые документы в каталоге имеют знак ЭПК. Если они имеют важное значение для организации, эксперт может установить новый срок хранения.
Законы, нормативные акты, коллективные договоры, списки сотрудников, годовые отчеты, протоколы собраний сотрудников, документы, связанные с реорганизацией и ликвидацией, и приказы о проведении работ хранятся постоянно. В документах ключевых сотрудников должны быть сделаны отдельные ссылки. Уволенные работники должны проработать 75 лет или 50 лет.
В первом случае речь идет о документах, оформленных до 1 января 2003 года, во втором — после этой даты (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).
Период хранения начинается ежегодно после года, в котором закрыты записи, или года, в котором завершены книги/регистры. По истечении определенного срока архивариус передает оригиналы документов на хранение в Национальный архив. Срок временного хранения таких документов в организации обычно определяется по договоренности с муниципальным (региональным) архивом.
Правила учета дел
Документы хранятся в архиве организации в строгом соответствии с правилами Министерства культуры. Документы делятся на три вида: документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и документы по личному составу уволенных работников. Они регистрируются и хранятся отдельно друг от друга.
В приложении к Постановлению № 526 содержится образец всех обязательных документов, используемых в деле. Это книги поступления и выбытия дел, учетные листы, опись и ее реестр, листы номенклатуры и разделов.
Каждой папке присвоен учетный номер для облегчения поиска и систематизации томов. При каждом перемещении документа архивариус делает запись в журнале учета. Раз в год данные необходимо обобщать и составлять отчет об управлении архивом. Ответственное лицо должно определить, были ли утеряны какие-либо файлы и каков их статус.
Пошаговый алгоритм организации архива
- Составьте регламент, регулирующий правила архивирования в организации (в соответствии с приказом Росалкогольрегулирования № 42 от 11 апреля 2018 года). Убедитесь, что ответственные за архив и те, кто непосредственно участвует в его работе (например, сотрудники, отвечающие за подшивку документов), ознакомлены с местными нормативными актами.
- Назначьте хранителя дел, который будет их упорядочивать. В небольших организациях эту функцию может выполнять секретарь или представитель отдела кадров. Скачать образец приказа можно здесь.
- В крупных компаниях с большим штатом сотрудников целесообразно создавать отдельные организационные подразделения и должности архимандритов. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Скачать образец архимандритового трудового договора можно здесь.
- Подготовьте должностную инструкцию для новой должности с подробным описанием ваших прав и обязанностей. Скачать образец должностной инструкции можно по этой ссылке.
- Издайте приказ о создании экспертной комиссии для оценки документа. Затем ежегодно собирайте ОВОС. Скачать образец приказа можно здесь.
- Комиссия проводит инвентаризацию и определяет ценность документа и срок его хранения, основываясь на информации из справочника Росархива.
- Для создания файла документа создается организационная номенклатура на основании акта проверки.
- Утвердите график передачи файлов в дела.
О правиле смены сотрудников при внесении новых представлений читайте в статье.
Важно: в перечне указаны общие формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и идентифицировать его по номенклатуре. Срок хранения упоминается в качестве введения к перечню справочника.
Как создать электронный архив документов
Электронный документооборот уже давно используется для внутренних и внешних деловых коммуникаций. Однако оцифровка архивных фондов еще не получила широкого распространения.
Организационные электронные файлы формируются по тем же правилам, что и печатные файлы. Однако существуют некоторые оттенки, связанные с особенностями цифровых носителей.
- Как и бланки, электронные файлы передаются по переписи. Однако вместо количества листов указывается размер файла в МБ.
- Вся информация записывается на двух копиях: одна на основном диске, другая на рабочем. Рекомендуется хранить отдельные копии на разных типах носителей.
- Архивисты ведут отдельную книгу для контроля поступления и обработки электронных файлов. В этой книге, помимо основных записей, заполняется колонка «Формы / типовые формы».
- Организациям необходимо приобрести отдельную технологию для просмотра и копирования документов и выбрать соответствующую программу. Одним из таких продуктов является, в частности, продукт фирмы «1С» — «1С:Архив».
Внимание. Министерство цифровой экономики планирует выпустить единую платформу электронного хранения файлов (ЕЭХД) в конце 2022 года. Это позволит усовершенствовать процесс учета и передачи файлов и их хранения из сервиса в Госархив.Практика использования единой платформы ЭДО доказала свою эффективность на примере сервиса ЭДО «Дело».