В. Янковая, канд.
ист. наук, зав. отделом документационного обеспечения управления ВНИИДАД
Принятый в марте этого года национальный стандарт ГОСТ Р
ИСО 15489-1-2007[1] предусматривает, что деятельность по
управлению документами в организации должна основываться на «установлении,
внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с
документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные
документы, устанавливающие правила работы с документами: правила
документирования, организации документооборота, хранения документов и их
использования, защиты документированной информации и др. В отечественном
делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок
работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является
инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Кто разрабатывает инструкцию?
Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы
документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ,
разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию
работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с
документами в организации, включая документирование деятельности, ведение
документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов.
Инструкция является нормативным документом организации, утверждается
руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.
В организациях, имеющих подведомственные организации
(филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы
она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это
позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем
облегчит информационный обмен между организациями одной системы.
Инструкция разрабатывается на основе законодательных и
иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации.
Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами,
характерные для конкретной организации.
Федеральные органы исполнительной власти и территориальные
органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию
по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 №
536. Иные организации также могут использовать указанную типовую инструкцию в
той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в
данной организации[2].
Инструкции по ДОУ предназначена не только и не столько для
служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с
документами.
В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько
этапов:
● сбор
и анализ материала;
● разработка
проекта инструкции, ее согласование и утверждение;
● внедрение
инструкции в организации.
Подготовительный этап
Разработчики инструкции основываются на нормативных
документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с
документами. Кроме указанной Типовой инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной власти необходимо использовать положения
национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов».
При разработке инструкции могут использоваться инструкции
по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям
законодательства в сфере информации и документации.
После изучения нормативных документов исследуется
документационное обеспечение организации, а именно:
● структура
организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);
● структура
аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе
приказа о распределении обязанностей между руководством и других
организационно-правовых и распорядительных документов);
● функции
организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении,
положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);
● функции
отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе
организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность
(положений, регламентов, инструкций и др.));
● функциональные
обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);
● состав
документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;
● организация
работы по приему и отправке документов;
● система
регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по
регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или
автоматизированным);
● организация
контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов,
картотек, используемых для контроля за исполнением);
● система
хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры
дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в
подразделениях);
● организация
работы исполнителей с документами;
● порядок
использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок
выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;
● организация
работы по отправке и получению документов по факсу;
● порядок
использования электронной почты.
Основные источники сведений об организации работы с
документами – это нормативные, методические, информационно-справочные
документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно,
особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после
изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и
работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.
При сборе материала особое внимание необходимо обратить на
следующие вопросы:
● компетенция
руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей
подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);
● виды
документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями
руководителя, руководителями подразделений);
● виды
бланков документов, используемых в организации;
● порядок
согласования (визирования) документов;
● порядок
подписания документов;
● виды
документов, утверждаемых руководителем;
● виды
и разновидности документов, заверяемых печатью организации;
● место
хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за
хранение и использование печатей;
● места
регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы
данных), применяемые для этого;
● регистрируемые
и нерегистрируемые документы;
● организации,
из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).
Структура инструкции по делопроизводству
Следующим этапом в разработке инструкции является
определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов
Инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее
разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно
отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до
исполнения, отправки или передачи в архив).
Как правило, основными разделами Инструкции являются
«Документирование управленческой деятельности» и «Организация работы с
документами». Предваряет инструкцию раздел «Общие положения», в конце
помещаются приложения информационно-справочного характера.
В разделе «Общие положения» инструкции, как правило,
приводятся:
● назначение
и цели инструкции;
● нормативная
база инструкции;
● виды
документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;
● общие
принципы работы с документами;
● нормативные
акты, применяемые наряду с инструкцией;
● ответственность
подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений
инструкции.
Назначением инструкции по ДОУ является установление
единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции –
совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки
документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и
повышение эффективности управленческой деятельности в целом.
В разделе «Общие положения» отмечается также, что ведение
делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в
структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на
службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение
делопроизводства в структурных подразделениях – на руководителей подразделений.
С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает
работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.
В разделе «Общие положения» также отмечается, что
работники организации несут персональную ответственность за выполнение
требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их
правильное оформление и сохранность.
В данном разделе следует перечислить те нормативные
документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в
совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации.
Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими
конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников
и др.
В раздел «Документирование управленческой деятельности»
целесообразно включить следующие подразделы:
● общие
требования к документам;
● бланки
документов;
● оформление
реквизитов, применяемых при подготовке документов;
● особенности
оформления отдельных видов или комплексов документов;
● правила
изготовления документов с помощью компьютерной техники.
Содержание подраздела «Особенности оформления отдельных
видов и комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности
конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь следующую
структуру:
● подготовка
распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);
● подготовка
организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
● подготовка
плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);
● составление
и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий,
совещаний, собраний, советов, правлений и др.);
● ведение
деловой переписки;
● составление
и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок,
справок, служебных записок, списков, актов и др.);
● подготовка
и оформление договоров.
Раздел «Организация работы с документами» должен содержать
положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и
создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов
на хранение в архив.
В этом разделе следует отразить работу не только с
документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам
электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами,
поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан
(обращения граждан).
Поскольку при работе с документами используются печати (для
удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о
поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен
порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и
использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные
типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков.
В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить
порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета
изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой
необходимостью копирования и тиражирования документов.
Данный раздел инструкции фактически регламентирует
технологию работы с документами, включая организацию документооборота и
хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура
этого раздела может быть следующей:
● организация
документооборота;
● прием,
обработка и прохождение поступающих документов;
● регистрация
и учет поступающих документов;
● организация
работы с отправляемыми документами;
● регистрация
и прохождение внутренних документов;
● учет
объемов документооборота;
● контроль
исполнения документов;
● организация
работы с обращениями граждан;
● работа
исполнителя с документами;
● изготовление,
учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;
● использование
средств факсимильной связи;
● ксерокопирование
и тиражирование документов;
● организация
хранения документов;
● составление
и ведение номенклатуры дел;
● формирование
дел;
● оформление
дел;
● оперативное
хранение дел;
● передача
дел на архивное хранение;
● работа
исполнителя с документами;
● изготовление,
учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;
● организация
работы с документами, поступающими по факсимильной связи;
● организация
работы с документами, поступающими по электронной почте;
● копирование
и тиражирование документов.
Предлагаемая структура инструкции носит примерный
характер. В конкретной организации в зависимости от ее специфики,
организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения
документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых
технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может
быть дополнена другими разделами. Например, если в организации действует
коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел «Документирование
работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и
др.)»; если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами – раздел
«Оформление писем, направляемых за рубеж»; если в организацию поступают
обращения граждан – раздел «Организация работы с обращениями граждан» [3]
и др.
При написании текста инструкции следует пользоваться теми
нормативными документами, которые указаны в начале статьи. Серьезную помощь в
этой работе могут оказать инструкции по делопроизводству других организаций,
учебная и методическая литература по документационному обеспечению. Большое
значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации
и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок
регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ
должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а
какие – в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру
регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.
Нормативные положения инструкции дополняются приложениями.
В приложениях к инструкции, как правило, помещают:
● образцы
бланков документов;
● образцы
оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое
письмо и др.);
● перечень
нерегистрируемых документов;
● перечень
утверждаемых документов;
● перечень
документов, заверяемых печатью организации;
● формы
журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения
справочной работы по документам;
● форму
номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.
Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и
конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах,
посвященных отдельным направлениям работы с документами.
Согласование и утверждение
Подготовленный текст инструкции согласовывается с
руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя
организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается
согласованию с юридической службой, архивом организации или работником,
ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки
зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После
согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель.
Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.
Инструкция утверждается приказом руководителя организации.
Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются
соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных
подразделений.
Инструкция должна быть доведена до каждого работника
организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за
делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих
занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая
внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача
службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.
1.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие
требования».
2.
ВНИИ документоведения и архивного дела в помощь
специалистам по ДОУ изданы методические рекомендации «Разработка нормативных
документов по документационному обеспечению организации» (М., 2007), включающие
методические материалы по разработке инструкции по ДОУ и примерную инструкцию
по ДОУ. Получить информацию об этом издании можно на сайте ВНИИДАД:
http://www.vniidad.ru.
3.
Ведение переписки с зарубежными
корреспондентами, как и работа с обращениями граждан, может регламентироваться
отдельными инструкциями.
Принятый в марте этого года национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[1] предусматривает, что деятельность по управлению документами в организации должна основываться на «установлении, внедрении и распространении руководящих указаний и регламентов работы с документами». Под руководящими указаниями и регламентами понимают нормативные документы, устанавливающие правила работы с документами: правила документирования, организации документооборота, хранения документов и их использования, защиты документированной информации и др. В отечественном делопроизводстве основным документом организации, устанавливающим порядок работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла, является инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Кто разрабатывает инструкцию?
Разработка инструкции по ДОУ является функцией службы документационного обеспечения. В организациях, не имеющих службы ДОУ, разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами. Инструкция по ДОУ устанавливает единые правила работы с документами в организации, включая документирование деятельности, ведение документооборота, регистрацию, контроль за исполнением и хранением документов. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем учреждения и имеет обязательный характер для всех работников.
В организациях, имеющих подведомственные организации (филиалы, отделения) целесообразно инструкцию по ДОУ разрабатывать так, чтобы она могла использоваться и в подведомственных организациях, поскольку это позволит осуществлять делопроизводство на единых принципах и в дальнейшем облегчит информационный обмен между организациями одной системы.
Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих сферу информации и документации. Одновременно инструкция отражает специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации.
Федеральные органы исполнительной власти и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти разрабатывают свою инструкцию по ДОУ на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536. Иные организации также могут использовать указанную типовую инструкцию в той части, в какой она не противоречит особенностям работы с документами в данной организации[2].
Инструкции по ДОУ предназначена не только и не столько для служб ДОУ, сколько для работников подразделений организации, работающих с документами.
В процедуре разработки инструкции можно выделить несколько этапов:
— сбор и анализ материала;
— разработка проекта инструкции, ее согласование и утверждение;
— внедрение инструкции в организации.
Подготовительный этап
Разработчики инструкции основываются на нормативных документах, которые регулируют деятельность организации и вопросы работы с документами. Кроме указанной Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти необходимо использовать положения национальных стандартов, особенно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
При разработке инструкции могут использоваться инструкции по делопроизводству других организаций, если они не противоречат положениям законодательства в сфере информации и документации.
После изучения нормативных документов исследуется документационное обеспечение организации, а именно:
— структура организации (на основе структуры, штатной численности и штатного расписания);
— структура аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на основе приказа о распределении обязанностей между руководством и других организационно-правовых и распорядительных документов);
— функции организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);
— функции отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) (на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и др.));
— функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);
— состав документов (по видам, адресатам, тематике), подшитых в дела организации;
— организация работы по приему и отправке документов;
— система регистрации и учета документов, если она имеется в организации (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручным или автоматизированным);
— организация контроля за исполнением документов, если он ведется (на основе журналов, картотек, используемых для контроля за исполнением);
— система хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры дел, если она имеется, и методом непосредственного анализа дел в подразделениях);
— организация работы исполнителей с документами;
— порядок использования, учета и хранения печатей, штампов, бланков документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок уничтожения;
— организация работы по отправке и получению документов по факсу;
— порядок использования электронной почты.
Основные источники сведений об организации работы с документами – это нормативные, методические, информационно-справочные документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно, особенно, если в организации не налажена работа с документами. Поэтому после изучения собранного материала целесообразно провести опрос руководителей и работников подразделений, непосредственно отвечающих за работу с документами.
При сборе материала особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:
— компетенция руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей подразделений, особенно в отношении принятия решений и издания документов);
— виды документов, издаваемых руководством (руководителем организации, заместителями руководителя, руководителями подразделений);
— виды бланков документов, используемых в организации;
— порядок согласования (визирования) документов;
— порядок подписания документов;
— виды документов, утверждаемых руководителем;
— виды и разновидности документов, заверяемых печатью организации;
— место хранения печати (или печатей, если их несколько); лицо, ответственное за хранение и использование печатей;
— места регистрации документов и регистрационные формы (журналы, картотеки, базы данных), применяемые для этого;
— регистрируемые и нерегистрируемые документы;
— организации, из которых поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).
Структура инструкции по делопроизводству
Следующим этапом в разработке инструкции является определение ее структуры, или рабочего плана инструкции. Состав разделов Инструкции, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами (от их создания или получения до исполнения, отправки или передачи в архив).
Как правило, основными разделами Инструкции являются «Документирование управленческой деятельности» и «Организация работы с документами». Предваряет инструкцию раздел «Общие положения», в конце помещаются приложения информационно-справочного характера.
В разделе «Общие положения» инструкции, как правило, приводятся:
— назначение и цели инструкции;
— нормативная база инструкции;
— виды документов и процессы, на которые распространяется действие инструкции;
— общие принципы работы с документами;
— нормативные акты, применяемые наряду с инструкцией;
— ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений инструкции.
Назначением инструкции по ДОУ является установление единого порядка работы с документами в организации. Цель инструкции – совершенствование работы с документами, повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота, оптимизация управленческого труда и повышение эффективности управленческой деятельности в целом.
В разделе «Общие положения» отмечается также, что ведение делопроизводства в целом, контроль за осуществлением делопроизводства в структурных подразделениях и подведомственных организациях возлагаются на службу документационного обеспечения, а ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях – на руководителей подразделений. С целью организации делопроизводства в подразделениях руководитель назначает работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях.
В разделе «Общие положения» также отмечается, что работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.
В данном разделе следует перечислить те нормативные документы, которые применяются в организации наряду с инструкцией по ДОУ и в совокупности составляют нормативную базу работы с документами в организации. Это может быть, например, Инструкция по работе с документами, содержащими конфиденциальную информацию, Положение о защите персональных данных работников и др.
В раздел «Документирование управленческой деятельности» целесообразно включить следующие подразделы:
— общие требования к документам;
— бланки документов;
— оформление реквизитов, применяемых при подготовке документов;
— особенности оформления отдельных видов или комплексов документов;
— правила изготовления документов с помощью компьютерной техники.
Содержание подраздела «Особенности оформления отдельных видов и комплексов документов» зависит от характера и особенностей деятельности конкретной организации. В наиболее полном виде он может иметь следующую структуру:
— подготовка распорядительных документов (постановлений, приказов, распоряжений, указаний);
— подготовка организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций);
— подготовка плановых и отчетных документов (планов, программ, отчетов);
— составление и оформление протоколов заседаний коллегиальных органов (коллегий, комиссий, совещаний, собраний, советов, правлений и др.);
— ведение деловой переписки;
— составление и оформление внутренних информационно-справочных документов (докладных записок, справок, служебных записок, списков, актов и др.);
— подготовка и оформление договоров.
Раздел «Организация работы с документами» должен содержать положения, отражающие все стадии работы с документами, поступающими и создаваемыми в организации: от ведения документооборота до передачи документов на хранение в архив.
В этом разделе следует отразить работу не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс, электронная почта); с документами, поступающими и отправляемыми в организации, а также поступающими от граждан (обращения граждан).
Поскольку при работе с документами используются печати (для удостоверения документов), штампы (для проставления служебных отметок о поступлении документов, контроле и др.), в организации должен быть установлен порядок работы с печатями и штампами, а также порядок их учета, хранения и использования. Если в организации применяются бланки документов, изготовленные типографским способом, то необходимо регламентировать и порядок учета бланков. В разделе «Организация работы с документами» также необходимо установить порядок копирования и тиражирования документов в организации в целях учета изготавливаемых копий документов и сокращения неоправданного деловой необходимостью копирования и тиражирования документов.
Данный раздел инструкции фактически регламентирует технологию работы с документами, включая организацию документооборота и хранения документов, особенности применения печатей, штампов и др. Структура этого раздела может быть следующей:
— организация документооборота;
— прием, обработка и прохождение поступающих документов;
— регистрация и учет поступающих документов;
— организация работы с отправляемыми документами;
— регистрация и прохождение внутренних документов;
— учет объемов документооборота;
— контроль исполнения документов;
— организация работы с обращениями граждан;
— работа исполнителя с документами;
— изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;
— использование средств факсимильной связи;
— ксерокопирование и тиражирование документов;
— организация хранения документов;
— составление и ведение номенклатуры дел;
— формирование дел;
— оформление дел;
— оперативное хранение дел;
— передача дел на архивное хранение;
— работа исполнителя с документами;
— изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков;
— организация работы с документами, поступающими по факсимильной связи;
— организация работы с документами, поступающими по электронной почте;
— копирование и тиражирование документов;
Предлагаемая структура инструкции носит примерный характер. В конкретной организации в зависимости от ее специфики, организационной структуры, процедуры принятия решений, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков обработки документов, применяемых технических средств и средств автоматизации, а также других факторов она может быть дополнена другими разделами. Например, если в организации действует коллегиальный орган, в инструкцию может быть включен раздел «Документирование работы коллегиального органа (коллегии, совета директоров, ученого совета и др.)»; если организация ведет переписку с зарубежными корреспондентами – раздел «Оформление писем, направляемых за рубеж»; если в организацию поступают обращения граждан – раздел «Организация работы с обращениями граждан» [3] и др.
При написании текста инструкции следует пользоваться теми нормативными документами, которые указаны в начале статьи. Серьезную помощь в этой работе могут оказать инструкции по делопроизводству других организаций, учебная и методическая литература по документационному обеспечению. Большое значение для правильной организации работы с документами имеет система регистрации и учета документов, поэтому разделам инструкции, устанавливающим порядок регистрации документов, нужно уделить особое внимание. В инструкции по ДОУ должно быть четко определено, какие документы регистрируются в службе ДОУ, а какие – в структурных подразделениях. При этом необходимо установить структуру регистрационного номера для различных комплексов регистрируемых документов.
Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции, как правило, помещают:
— образцы бланков документов;
— образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.);
— перечень нерегистрируемых документов;
— перечень утверждаемых документов;
— перечень документов, заверяемых печатью организации;
— формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам;
— форму номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.
Отдельные положения инструкции по ДОУ могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах, положениях, регламентах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.
Согласование и утверждение
Подготовленный текст инструкции согласовывается с руководителями структурных подразделений, заместителями руководителя организации. Наибольшее значение в процедуре согласования инструкции придается согласованию с юридической службой, архивом организации или работником, ответственным за архив, бухгалтерией, службой кадров, наиболее важными с точки зрения деятельности организации функциональными подразделениями. После согласования и доработки инструкции по замечаниям ее утверждает руководитель. Инструкция по ДОУ может утверждаться как стандарт организации.
Инструкция утверждается приказом руководителя организации. Приказ должен содержать пункты внедренческого характера, в которых даются соответствующие поручения службе ДОУ и руководителям других структурных подразделений.
Инструкция должна быть доведена до каждого работника организации. Служба ДОУ должна провести обучение работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях, новым правилам работы с документами. На этих занятиях разработчики инструкции разъясняют содержание инструкции, обращая внимание на наиболее важные, принципиальные положения. В дальнейшем задача службы ДОУ – контролировать соблюдение положений инструкции в текущей работе.
[1] ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».
[2]ВНИИ документоведения и архивного дела в помощь специалистам по ДОУ изданы методические рекомендации «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации» (М., 2007), включающие методические материалы по разработке инструкции по ДОУ и примерную инструкцию по ДОУ. Получить информацию об этом издании можно на сайте ВНИИДАД: http://www.vniidad.ru.
[3] Ведение переписки с зарубежными корреспондентами, как и работа с обращениями граждан, может регламентироваться отдельными инструкциями.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2007.
Нормативно-правовая и методическая основа деятельности службы документационного обеспечения управления
Министерство образования Омской области
Бюджетное образовательное учреждение Омской области среднего профессионального образования
«Омский государственный колледж управления и профессиональных технологий»
Отделение управления и экономики
Специальность 032002 Документационное обеспечение управления и архивоведение
КУРСОВАЯ РАБОТА
НОРМАТИВНО- ПРАВОВАЯ И МЕТОДИЧЕСКАЯ ОСНОВА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОТРУДНИКА СЛУЖБЫ ДОУ
Омск 2012
Введение
Документационное обеспечение управления — есть важнейшая составляющая всех видов и уровней управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.
Последнее десятилетие — это период активного внедрения информационных технологий в работу делопроизводственной службы.
На смену сформировавшимся нормам и технологиям приходят иные, новые нормы, правила и технологии. Последние из них обусловлены социально-экономическими, политическими, факторами научно — технического прогресса.
Электронная эра диктует свои технологии, а подчас и своеобразие не только формы, но и содержательной стороны документационного обеспечения управления.
В связи с переходом России к иному социально-экономическому и политическому укладу жизни, а также в условиях проводимой в стране административной реформы возникла необходимость создания новой нормативно-правовой базы делопроизводства на всех уровнях государственного устройства. Принят ряд федеральных законов, постановлений, кодексов, гостов, инструкций, регламентов, которые сыграли определённую регулирующую роль в сфере делопроизводства. Однако происходящий процесс реализуется противоречиво. Наряду с положительными тенденциями есть тенденции и негативного характера.
Цель курсовой работы — разработка рекомендаций по усовершенствованию локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ.
В соответствии с поставленной целью в курсовой работе решаются следующие задачи:
Определить место службы ДОУ в структуре организации.
Проанализировать нормативно-правовые акты, устанавливающие требования к работе сотрудников службы ДОУ.
Провести анализ локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ.
Объект исследования — деятельность сотрудника службы ДОУ.
Предмет исследования — локальная нормативная база.
Научная новизна: в работе разрабатываются рекомендации по усовершенствованию локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ.
Курсовая работа состоит из 3 основных разделов:
в первом исследуются функции, задачи деятельности, должностной состав службы ДОУ, ее место в организационной структуре предприятия, значимость в деятельности организаций вообще;
второй раздел содержит анализ локальных нормативных актов, устанавливающих требования к работе сотрудников службы ДОУ и действующих в РФ, как на федеральном, так и на региональном уровнях;
в третьем разделе выявлены и проанализированы основные локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность сотрудников службы ДОУ, даны рекомендации по их разработке.
Временные рамки исследования: 1990-2012 гг.
Практическая значимость курсовой работы состоит в том, что эта работа может дать (начинающему) предпринимателю рекомендации по (созданию) усовершенствованию локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ
Методы исследования:
Системный;
Анализы и синтезы;
Сравнения.
Глава 1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации
Деятельность любой современной организации полуфункциональна и требует от ее руководителей понимания целостности и, одновременно, разноплановости направлений деятельности. Однако во всех случаях основная задача менеджмента организации — управление ресурсами, одним из которой является информация, а применительно к деятельности по документационному обеспечению управления — документационная информация. Очевидно, что ни одно из управленческих решений не может обойтись без этого ресурса, который состоит из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся между собой и с внешним миром, и определят информационную среду организации. Поскольку документационное обеспечение имеет прикладное, т.е. практическое значение, то и ее структура непосредственно связана с функциональной структурой организации.
1.1 Служба ДОУ: задачи, функции, место в системе управления организации
Основным элементом системы ДОУ организации является специально создаваемая служба ДОУ, основной задачей которой является организация, руководство деятельностью, координация, контроль и реализации работ по документационному обеспечению управления. В небольших организациях, где создание специального структурного подразделения не представляется возможным, выделяются сотрудники, обеспечивающие реализацию этих задач. При создании подразделений, выполняющих функции службы ДОУ, должны учитываться объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, наличие информационных технологий и др. Наименования и структура таких подразделений может быть разнообразными, в зависимости от условий конкретной организации: отдел ДОУ, канцелярия, Управление делами и проч. В настоящее время традиционно подразделения, реализующие функции службы ДОУ в организации, являются и носителями культуры применения новых информационных технологий в данной отрасли управления, что находит отражение в перечне реализуемых задач и функций, фиксируемых в положениях о данных структурных подразделениях.
В соответствии с положениями Государственной Системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) задачами службы ДОУ являются:
обеспечение и контроль соблюдения требований нормативно-методических документов по ДОУ в организации;
совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;
организация и обеспечение функционирования информационно-поисковых систем;
организация и обеспечение функционирования систем контроля исполнения;
обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации;
сокращение документооборота, количества форм документов;
разработки и внедрение внутренних нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;
разработка и внедрение систем ДОУ с использованием прогрессивных информационных технологий.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;
организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;
обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
разработка и проектирование бланков документов;
разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях; — разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;
осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
организация работы архива в соответствии с требованиями федеральных правовых и нормативных методических актов;
повышение квалификации работников службы ДОУ и архива;
проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;
организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.
Состав службы ДОУ в организации должен состоять из профессиональных работников, знающих специфику данного направления деятельности и умеющих оперативно выполнять свои функциональные обязанности, не «раздувая» бюрократию.
Документы, регламентирующие ДОУ в организации, должны разрабатываться на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.
Организация ДОУ в организации возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретариат). Формирование и разработка внутренних нормативных и методических документов, регламентирующих все аспекты документационного обеспечения управления организации, относятся к компетенции именно этой службы.
Практика и существующие нормативные требования и методические рекомендации по реализации всех задач и функций по делопроизводственному обслуживанию в организации устанавливают необходимость создания следующих внутренних организационно-правовых документов:
Положение о службе ДОУ;
Инструкция по делопроизводству;
Табель унифицированных форм документов;
Альбом унифицированных форм документов;
Перечень документов, не подлежащих регистрации;
Положение (инструкция) о ведении делопроизводства по заявлениям и жалобам;
Перечень документов, составляющих служебную (коммерческую) тайну;
Перечень документов, подлежащих утверждению;
Перечень документов, заверяемых печатью организации;
Должностные инструкции;
Положение о постоянно действующей экспертной комиссии;
Сводная номенклатура дел организации.
Все вышеперечисленные документы необходимо разработать и утвердить в любой организации, не зависимо от формы собственности.
Должностные инструкции должны быть разработаны на каждого сотрудника службы ДОУ и должны отражать реально выполняемые функции и обязанности. Должностные функции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда — принцип разделения и кооперации труда.
Одной из функций службы ДОУ является разработка Инструкции по делопроизводству организации, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников. Инструкция по делопроизводству должна разрабатываться на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы, Основных правил ведомственных архивов, Основных правил работы архивов организаций. Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.
Состав разделов инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи в архив.
В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должно быть отражено, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на службу ДОУ организации, а ответственность за организацию ДОУ в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений, для чего руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделений, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.
Также службой ДОУ разрабатываются Табель и Альбом унифицированных форм документов организации — перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.
В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также производить контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.
Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Систематизация документов — одна из важнейших задач в ДОУ. В номенклатуру дел включат все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме печатных изданий.
Номенклатура дел организации состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям, отражает организационную структуру организации.
Глава 2. Нормативно-правовая и методическая база, регламентирующая деятельность сотрудников службы ДОУ
.1 Нормативно-правовые акты, устанавливающие требования к работе сотрудников службы ДОУ
Нормативную базу делопроизводства составляют: законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.
В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. С правовыми актами, нормативными, а также методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела можно ознакомиться, используя: Информационно-справочную систему архивной отрасли (ИССАО); Информационную систему архивистов России (ИСАР) — приложением к ИССАО. «Информационно-справочная система архивной отрасли» — официальная база данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО «ТЕРМИКА» от 18 марта 2003 г.) является уникальной и единственной информационной системой, содержащей нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела.
Кто должен разрабатывать в компании нормативно-методические документы в области документационного обеспечения (управления документами) и архивного дела? Ответ на этот вопрос можем найти в следующих нормативно-методических документах. В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. В соответствии с возложенной задачей служба ДОУ осуществляет функции по разработке, внедрению и ведению табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесению в них изменений.
Служба ДОУ имеет право также разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37, в ред. от 17.09.2007) отмечено, что документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники.
Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. Таким образом, в состав службы ДОУ следует включать специалистов соответствующего профиля, которые смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и архивного дела. Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов. На этапе диагностики ДОУ: изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты положения инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая подготовку и оформление служебных документов, обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнении, учет и регистрацию документов рассмотрение и согласование документоведение контроля сроков исполнения документов обеспечение хранения и уничтожения документов анализируется состав документов, и принципы их систематизации изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством, проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании, рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы, выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения. На этапе проектирования ДОУ: формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию утверждению визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов; формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов; разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес единиц);проектируются системы учета регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов, оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации. На этапе регламентации ДОУ: происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов, осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.
Глава 3. Анализ локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ
документационный управление организация
В соответствии со ст. 5 ТК РФ и методическими рекомендациями по разработке локальных нормативных актов локальный нормативный акт — это нормативный акт, содержащий нормы трудового права, направленный на урегулирование трудовых отношений и принятый в пределах своей компетенции и распространения властных полномочий работодателем в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашением.
К локальным нормативным актам, относятся:
* штатное расписание;
* должностные инструкции;
* приказы и распоряжения, имеющие нормативное содержание.
Возьмем на рассмотрение штатное расписание. Штатное расписание — это важный кадровый документ.
Штатное расписание упоминается только в ст. 57 ТК РФ. Согласно этой статье в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.
Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных данным работодателем с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.
Кроме того, ст. 57 ТК РФ ни в каких случаях не обязывает работодателей — физических лиц иметь штатное расписание, даже если они являются, например, индивидуальными предпринимателями. Ведь в ней прямо и недвусмысленно говорится о штатном расписании организации.
Отмечу, что чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания (даже в тех случаях, когда оно по смыслу ст. 57 ТК РФ и не требуется) как нарушение трудового законодательства и оштрафовать работодателя в соответствии с ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Иногда в трудовые договоры с работниками вносятся указания на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий в соответствующей организации, отсутствует.
Штатное расписание утверждается локальным нормативным актом организации. Следовательно, его наличие или отсутствие и содержание зависят от волеизъявления только работодателя. Обязанность составить и утвердить штатное расписание лежит только на работодателе.
Однако наличие или отсутствие штатного расписания, а также его несоответствие трудовому договору, который заключается по взаимному соглашению работодателя и работника, не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. Невыполнение работодателем своей обязанности по составлению и утверждению штатного расписания не влияет на условия заключенного работодателем и работником трудового договора.
Таким образом, трудовой договор, в котором указана определенная должность, специальность или профессия, не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание. Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную таким трудовым договором (т.е. работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии).
Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся в организации штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (ст. 8 ТК РФ), по крайней мере, в отношении данного работника. Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.
Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.
Штатное расписание является локальным нормативным актом работодателя (ст. 8 ТК РФ). Трудовым законодательством не предусмотрено, что штатное расписание утверждается с учетом мнения представительного органа работников.
Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание (например, приказом или распоряжением руководителя организации), самостоятельно решает вопросы его изменения и дополнения.
Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.
Форма штатного расписания — унифицированная форма № Т-3 Штатное расписание — утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Обычно работодатели применяют эту форму.
Некоторые эксперты в области трудового законодательства считают, что применение именно данной формы строго обязательно для работодателей, а всякое своеволие в данном вопросе может грозить организации неисчислимыми бедами.
Тезис об обязательности унифицированной формы № Т-3 Штатное расписание родился на основании ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете.
Согласно этой статье первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона О бухгалтерском учете.
Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 О первичных учетных документах разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России (в настоящее время — Федеральная служба государственной статистики).
Отсюда делается вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.
Однако здесь упускается из виду самое главное — Госкомстат России был уполномочен Правительством РФ утверждать унифицированные формы первичных документов. А что такое первичный документ?
Первичным документом может признаваться только документ, который оформляет какую-либо хозяйственную операцию организации, подлежащую отражению в бухгалтерском учете.
Но ведь штатным расписанием не оформляются никакие хозяйственные операции организации. На основании штатного расписания не осуществляются какие-либо бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).
Следовательно, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.
Унифицированная форма № Т-3 Штатное расписание может рассматриваться только как рекомендательная.
Неприменение унифицированной формы штатного расписания не является нарушением трудового законодательства или законодательства о бухгалтерском учете.
Можно ли изменить унифицированную форму?
В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).
Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки — для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Как вносить изменения в штатное расписание?
Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.
Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:
Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером
Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание. (Приложение №1)
В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.).
Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.
Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.
Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.
Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) — не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).
Когда вносить изменения при сокращении штата?
Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата — отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.
Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).
При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.
Заключение
Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами — это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом.
Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 чел.).
При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю.
В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».
Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами:
. Представляя самостоятельное структурное подразделение и непосредственно подчиняясь руководству организации, служба ДОУ будет иметь больше компетенции.
А это, в свою очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.
. Специалистам и руководителю службы ДОУ приходится непосредственно работать с руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д.
Список использованной литературы
1. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
. ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.
. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. — М: Изд-во стандартов, 1998.
. ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. — М.: ВНИКДАД, 1998.
. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1.
. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). — М., 2001.
. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.
Учебная литература
. Андреева В.И. Делопроизводство. — М.: Интел-Синтез, 2002
. Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо, 2007.
. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004.
. Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. — Ростов-на Дону: Феникс, 2004.
. Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. — Челябинск.: Кн. Изд — во, 2000.
. Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. — М.: ООО «ТК Велби», 2005.
. Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. — СПб.: Питер, 2004.
. Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. — М.: ПРОФИЗДАТ, 2003.
. Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. — М.:ИНФРА-М, 2003.
. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. — М.: Издательство НОРМА, 1996.
. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. — СПб.: Бизнес-пресса, 2004.
. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. — М.: Юнити-Дана, 2003.
. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. — Киев: Знання, 2000.
. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция. — Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2002.
. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004.
. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006.
. Спивак В.А. Делопроизводство. — СПб., 2003.
. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство — СПб.: Питер, 2005.
. Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. — М.: Приор, 2005.
Приложение